National Surveillance Surgical Site Infections
National Surveillance Surgical Site InfectionsWelkom op de technische documentatiepagina's voor het project "National Surveillance Surgical Site Infections (NSIH SSI)", aangeboden door de dienst healthdata.be (Sciensano).
Deze pagina's geven informatie over de technische processen van het project. De volgende onderdelen (zullen) worden verstrekt:
- Algemene informatie over het project
- De datacollectie
- De gegevensoverdracht (documentatie in uitvoering)
- De gegevensvalidatie (documentatie in uitvoering)
- De gegevensanalyse (documentatie in uitvoering)
- De rapportage en visualisatie van de gegevens (documentatie in uitvoering)
- De gegevens- en projectmonitoring (documentatie in uitvoering)
Voor wetenschappelijke informatie over het project kunt u contact opnemen met de primaire organisatie die toezicht houdt op de uitvoering van het project (zie hoofdstuk "Algemene projectinformatie").
Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!Algemene informatie over het NSIH SSI project
Algemene informatie over het NSIH SSI projectNaam van het project
National Surveillance Surgical Site Infections
Project afkorting
NSIH SSI
Project code
HDBP0033
Primaire organisatie die toezicht houdt op de uitvoering van het project
- Sciensano
Partnerorganisatie die deelneemt aan het project
- Niet beschikbaar
Organisatie die opdracht heeft gegeven voor dit project
- Belgische Commissie voor de coördinatie van het antibioticabeleid (BAPCOC)
Organisatie die geldelijke of materiële steun verleent
- Federale Overheidsdienst (FOD) Volksgezondheid
- Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering (RIZIV)
Korte beschrijving van het project
Het Nationaal programma voor de Surveillance van zorggerelateerde Infecties (NSIH) beantwoordt aan een drievoudige doelstelling:
a) In de eerste plaats heeft het surveillanceprogramma als opgave aan de deelnemende ziekenhuizen de noodzakelijke definities en bepalingen te leveren. Op deze manier worden de gegevensverzameling en -analyse gestandardiseerd;
b) In de tweede plaats stelt het surveillanceprogramma de deelnemers in de gelegenheid om de eigen situatie te plaatsen ten opzichte van andere ziekenhuizen in de regio en in het land. Zonder dat een dergelijk opzet tot betrouwbare vergelijkingen tussen ziekenhuizen kan leiden, is het toch uiterst nuttig voor het identificeren van “outliers” in positieve zowel als in negatieve zin. Het spreekt voor zich dat individuele resultaten van ziekenhuizen hierbij strikt vertrouwelijk worden behandeld, en door het studieteam van het WIV uitsluitend aan het betrokken ziekenhuis zelf worden meegedeeld;
c) Tot slot laat een dergelijk surveillanceprogramma toe om een globaal beeld te verkrijgen van de epidemiologische situatie m.b.t. de ziekenhuisinfecties en de voornaamste hiermee verbonden risicofactoren en gevolgen in ons land, en - op termijn - van de evolutie ervan in de tijd.
De met deze methode verzamelde gegevens zijn in de eerste plaats bedoeld om interne kwaliteitsgaranderende en -bevorderende maatregelen te ondersteunen.
Regelgevend kader van dit project
Raadpleeg de informatie over het regelgevend kader op de fair.healthdata.be portal.
De NSIH SSI datacollectie
De NSIH SSI datacollectieOrganisaties en/of personen die gegevens verstrekken
Niet beschikbaar
Startdatum van de datacollectie
Niet beschikbaar
Einddatum van de datacollectie
Geen einddatum
Periodiciteit van de datacollectie
Continu
De NSIH_SSI datacollectiedefinitie (HDBP0033)
De NSIH_SSI datacollectiedefinitie (HDBP0033)In het onderstaande bestand vindt u de datacollectiedefinitie (DCD, data collection definition) van het project NSIH_SSI. Het betreft een gedetailleerde beschrijving van de inhoud van één DCD met veldnamen, formaten, waarden, validatieregels, helpteksten, foutmeldingen, vertalingen... Deze specificaties werden gebruikt voor het opstellen van de formulieren, csv's en API's in dit project welke u ook in deze projecthandleiding kunt vinden.
Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!Beschrijving van de NSIH SSI dataflow
Beschrijving van de NSIH SSI dataflowHieronder beschrijven we (op hoog niveau) de NSIH SSI dataflow tussen de gegevensverstrekker en het healthdata.be platform.
Stap 1. (Automatische) gegevensexport uit de systemen van de gegevensverstrekker naar HD4DP v1 en voorinvulling van formulieren indien niet volledig.
Stap 2. Handmatige registratie (de novo of aanvulling) van gegevens in de formuliercomponent van HD4DP v1.
Stap 3. Overdracht van patiëntgegevens en registratiegegevens van HD4DP v1 naar eHBox messaging client van HCO (HCO UM/EM)
Stap 4. Overdracht van patiëntgegevens en registratiegegevens uit de eHBox messaging client van HCO (HCO UM/EM) naar de TTP-service van eHealth.
Stap 5. Overdracht van geanonimiseerde patiëntengegevens en registratiegegevens van de TTP-service van eHealth naar de eHBox messaging client van HD (HD UM/EM)
Stap 6. Overdracht van geanonimiseerde patiëntengegevens en registratiegegevens uit de eHBox messaging client van HD (HD UM/EM) naar HDRES v1
Stap 7. Overdracht van geanonimiseerde patiënten-ID's en variabele registratiegegevens uit HD4RES v1 naar de gegevensvalidatie-omgeving op HD DHW
Beschrijving van de NSIH SSI dataflow
Beschrijving van de NSIH SSI dataflowHieronder beschrijven we (op hoog niveau) de NSIH SSI dataflow tussen HD4DP v2 en het healthdata.be platform.
Stap 1. Automatische gegevensexport van de systemen van de gegevensverstrekker naar HD4DP v2 en vooraf invullen van formulieren indien niet volledig.
Stap 2. Handmatige registratie (de novo of aanvulling) van gegevens in de formuliercomponent van HD4DP v2.
Stap 3. Directe overdracht in real time van registervariabelen en technische ID van record vanaf HD4DP v2 naar HD.
Stap 4. Overdracht van patiëntenidentificatoren en technische ID uit het dossier van de HD4DP v2 naar de eHBox messaging client van de gezondheidszorginstelling (HCO UM/EM).
Stap 5. Overdracht van patiëntenidentificatoren en technische ID uit het dossier van de eHBox messaging client van de gezondheidszorginstelling (HCO UM/EM) naar de TTP-service van eHealth.
Stap 6. Overdracht van gepseudonimiseerde patiëntenidentificatoren en technische ID uit het dossier van de TTP-service van eHealth naar de eHBox messaging client van HD (HD UM/EM).
Stap 7. Overdracht van gepseudonimiseerde patiëntenidentificatoren en technische ID uit het dossier van de eHBox messaging client van HD (HD UM/EM) naar de HD-integratiemotor.
Stap 8. Samenvoeging van gepseudonomiseerde patiënt-ID's, registervariabelen op basis van de technische ID's en overdracht van data van de HD-integratiemotor naar de gegevensvalidatieomgeving op DHW.
HD4DP v1
HD4DP v1Wij willen u erop wijzen dat HD4DP v1 binnen afzienbare tijd wordt vervangen door HD4DP v2.
De precieze datum waarop dit project beschikbaar zal zijn in HD4DP v2, wordt binnenkort gecommuniceerd.
Algemene beschrijving van de applicatie HD4DP v1
Algemene beschrijving van de applicatie HD4DP v1De applicatie HD4DP stelt gegevensverstrekkers in staat gegevens te verzamelen.
Het medisch beroepsgeheim wordt beschermd op verschillende niveaus en door middel van principes als codering, versleuteling en beheer van de toegang van gebruikers. De combinatie van deze elementen garandeert een zogenaamde 'end-to-end beveiliging'.
Tijdens het verzamelen van data, wat door deze applicatie gebeurt, worden alle gegevens veilig (=geanonimiseerd) doorgegeven aan Sciensano, met gebruik van e-health box:
- De gegevensverstrekker ontvangt nooit de gecodeerde identificatiegegevens
- eHealth heeft nooit toegang tot medische gegevens of metadata
- Healthdata.be ontvangt nooit de originele identificatiegegevens, maar kan wel verschillende registraties bij elkaar brengen
Gebruikershandleiding van de application HD4DP v1
Gebruikershandleiding van de application HD4DP v1Een uitgebreide gebruikershandleiding, zowel voor deelnemende gezondheidszorginstellingen als hun IT-dienstverleners, is beschikbaar op dit docs.healthdata.be portaal: https://docs.healthdata.be/hd4dp-v1.
Account aanvragen voor HD4DP v1
Account aanvragen voor HD4DP v1Om toegang te krijgen tot de HD4DP v1 applicatie, heeft u een account nodig, een gebruikersnaam en een wachtwoord. Als u geen account hebt, kunt u er een aanvragen door de onderstaande stappen te volgen. Als u een account hebt, volg dan de instructies onder 'Aanmelden' aan het einde van deze pagina.
- Open de link voor de HD4DP v1 applicatie. Het volgende scherm wordt geopend:
- Klik op de link Account aanvragen op de inlogpagina.
- Vul het aanvraagformulier in:
- Vul een gebruikersnaam, voornaam, familienaam en e-mailadres in
- Selecteer de organisatie en de datacollectie(s)
- Vul het veld E-mail van aanvrager in als een persoon een account aanvraagt voor een derde persoon
- Druk op de knop Aanvraag om het verzoek in te dienen
- Bevestigingsmails worden gestuurd naar de persoon voor wie de account is aangevraagd, alsook naar de aanvrager, indien het veld "Email van aanvrager" is ingevuld.
- De goedkeuring of afwijzing van de gebruikersaccount wordt per e-mail bevestigd. Afhankelijk van uw organisatie kan dit een paar uur duren.
- Deze actie wordt uitgevoerd door een HD4DP v1 beheerder in uw organisatie
- De bevestigingsmails zal alle nodige informatie bevatten om in te loggen
Aanmelden
Aanmelden bij de HD4DP v1 applicatie verloopt in 3 stappen:
- Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in de daartoe bestemde velden in
- Selecteer de correcte organisatie
- Klik op "Log in"
Een registratie creëren in HD4DP v1
Een registratie creëren in HD4DP v1In het Data Collection-scherm ziet de gebruiker de bestaande registers. Vanuit dit scherm kan een gebruiker dan een datacollectie starten.
Het creëren en verzenden van een registratie bestaat uit vier stappen:
- Selecteer het register om een registratie te creëren
- Klik op de knop Nieuwe registratie
- Vul het registratieformulier in en gebruik volgende knoppen om de registratie op te slaan of te versturen
- Sla de registratie zo nodig tijdelijk op. De status van de record is Open voor opgeslagen registraties
- Verstuur de registratie indien er geen validatiefouten meer zijn. De status van de registratie verandert in In transit
- Wanneer de record is verwerkt, verandert de status in Verstuurd
Zodra een registratie verzonden is, verschijnt in de kolom van de bevestigingsstatus de melding Pending.
- Bij ontvangst van de registratie verschijnt de melding OK; als de registratie niet binnen de 48 uur is ontvangen, verschijnt de melding NOK. Bij de status 'NOK' zal de software tot 10 dagen na de initiële verzending automatisch proberen om de registratie te verzenden
- Voor de statussen In transit, Correcties nodig en Goedgekeurd is de statusbevestiging leeg, omdat de registratie nog niet is verzonden
- Een registratie kan eventueel Opnieuw geopend worden, zolang de status van de registratie 'Verstuurd' is
Een registratie wijzigen in HD4DP v1
Een registratie wijzigen in HD4DP v1Een gebruiker kan een registratie wijzigen en voltooien in vier stappen:
- Selecteer het register waarvan u een of meer registraties wenst te wijzigen
- Klik op de registratie die moet worden gewijzigd, en vul het formulier volledig in. De status van de record is dan:
- Open voor registraties die handmatig werden opgeslagen of door een csv-bestand up te loaden
- Correcties nodig voor registraties met fouten
- Sla de registratie tijdelijk op indien nodig. De status van de record wordt Open voor opgeslagen registraties
- Verzend de registratie als er geen validatiefouten meer zijn
- De status van de registratie verandert in Verzenden bezig
- Wanneer de record is verwerkt, verandert de status in Verzonden
Zodra een registratie verzonden is, verschijnt in de kolom van de statusbevestiging de melding In behandeling.
- Bij ontvangst van de registratie verschijnt de melding OK; als de registratie niet binnen de 48 uur is ontvangen, verschijnt de melding NOK. Bij de status 'NOK' zal de software tot 10 dagen na de initiële verzending automatisch proberen om de registratie te verzenden
- Voor de statussen Verzenden bezig, Correcties noodzakelijk en Goedgekeurd is de statusbevestiging leeg, omdat de registratie nog niet is verzonden
- Een registratie kan eventueel Opnieuw geopend worden, zolang de status van de registratie 'Verzonden'
Een registratie verwijderen in HD4DP v1
Een registratie verwijderen in HD4DP v1Alleen registraties met de status 'open' en 'correcties nodig' kunnen worden verwijderd.
De volgende stappen zijn nodig om de registratie te verwijderen:
- Selecteer het register en de versie waarvoor u een registratie wilt verwijderen:
- Selecteer de registratie(s) die u wilt verwijderen
- Selecteer de knop 'Acties' en kies de optie 'Registraties verwijderen'
- Selecteer 'ja' om te bevestigen
Technische handleiding van de applicatie HD4DP v1
Technische handleiding van de applicatie HD4DP v1 Bart.Servaes vr, 11/24/2023 - 15:38HD4DP v1 csv upload
HD4DP v1 csv uploadDe inhoud van deze pagina is alleen beschikbaar in het EN. Selecteer de EN knop om de pagina te openen.
Een CSV-bestand creëren voor HD4DP v1
Een CSV-bestand creëren voor HD4DP v1De inhoud van deze pagina is alleen beschikbaar in het EN. Selecteer de EN knop om de pagina te openen.
CSV-download en -upload voor stabiele gegevens
CSV-download en -upload voor stabiele gegevensDe inhoud van deze pagina is alleen beschikbaar in het EN. Selecteer de EN knop om de pagina te openen.
Support Service van healthdata.be
Support Service van healthdata.beDe Service Desk van healthdata.be (Sciensano) ondersteunt de gebruikers van onze applicaties en services, en biedt een antwoord op vragen en problemen als deze zich voordoen.
De Service Desk richt zich op de diensten van onze IT Services (HD4DP, HD4RES, healthstat.be, …) en helpt u met accounts en wachtwoorden. Voor vragen over de inhoud en doelstelling(en) van de projecten verwijzen we graag naar de beherende onderzoeksorganisaties.
Voor een zo efficiënt mogelijke afhandeling van uw verzoek adviseren wij u om gebruik te maken van ons serviceportaal: https://sciensano.service-now.com/sp.
Hieronder vindt u een rooster met uren waarop onze Service Desk voor ondersteuning beschikbaar is:
Hoe een incident melden
Hoe een incident meldenDe dienst healthdata.be (Sciensano) behandelt elke melding van een incident volgens een Standard Operating Procedure (SOP). Een publieke versie van dit SOP HD Incident Management Process is ook beschikbaar op dit docs.healthdata.be-portaal.
To submit an incident related to projects and applications in production and facilitated or managed by Sciensano's healthdata.be service, you must first log into the HD Service and Support portal: https://sciensano.service-now.com/sp
After the login step, you will arrive at the main page of the portal.
On the main page, you must select "Get Help".
A new page with the title "Create an incident" will appear.
You can now document your incident or problem by providing the following information:
Please indicate the urgency of resolving your issue based on its criticality to the business.
Please indicate the type of problem you are experiencing.
When the problem type "Application" is selected, two additional fields appear: "Project Name" and "Application".
Please select the appropriate information.
Please describe clearly and briefly (1 sentence) the subject of your problem.
Please describe the problem in detail. The following aspects are important for us to understand and solve the problem:
- a description of the actions you want to perform but fail to perform (e.g. provide us with a field name, a validation rule, a button, etc.)
- a description (if possible) of the sequential steps you follow to use the service or the application of healthdata.be for which you need support;
- a brief description of the technical problem you are experiencing (e.g. error messages)
We strongly recommend that you add a screenshot describing the problem (IMPORTANT: do not provide us with patient data!).
You can add the screenshot by clicking on " Add attachments".
On the right side of the form, the mandatory information items of the incident form are listed. When these fields are completed, their names disappear from the "required information" box.
The form can only be submitted if all required fields are filled in, by pressing the green "Submit" button.
If all required fields have not been completed, a warning message will appear at the top of the form.
In addition, missing mandatory fields will be highlighted in green.
When the incident form has been successfully submitted, a preview of your submission appears in a new screen.
On the right side of the screen you will find the details, including the incident number.
On the left side of the screen, you will find a chronology of your incident processing, starting with your creation.
Een verzoek om informatie over HD indienen
Een verzoek om informatie over HD indienenOm een verzoek om informatie over het healthdata.be platform in te dienen, moet u eerst inloggen op het HD Service- en Supportportaal: https://sciensano.service-now.com/sp.
Na de inlogstap komt u op de hoofdpagina van het portaal.
Op de hoofdpagina moet u "Iets aanvragen" selecteren.
Er verschijnt een nieuwe pagina met de titels van de verschillende soorten verzoeken.
Selecteer het vakje "Verzoek om informatie over HD".
Er verschijnt een nieuwe pagina met de titels van het Verzoek om informatie over HD.
U kunt uw verzoek nu documenteren door de volgende informatie te verstrekken:
Beschrijf duidelijk en kort (1 zin) het onderwerp van uw verzoek om informatie.
Beschrijf in detail het verzoek om informatie.
Upload indien beschikbaar aanvullende documenten die relevant zijn voor dit verzoek om informatie.
Aan de rechterkant van het formulier staan de verplichte informatie-elementen van het aanvraagformulier. Wanneer deze velden zijn ingevuld, verdwijnen deze veldnamen in het vak "required information".
Alleen als alle verplichte velden zijn ingevuld, kan een formulier worden ingediend door op de groene knop "Indienen" te drukken.
Als niet alle verplichte velden zijn ingevuld, verschijnt boven aan het formulier een waarschuwing.
Ook de ontbrekende verplichte velden worden groen gemarkeerd.
Wanneer het aanvraagformulier met succes is ingediend, verschijnt een overzicht van uw aanvraag in een nieuw scherm.
Rechts op het scherm vindt u de details, waaronder het nummer van de Aanvraag.
Links op het scherm vindt u een tijdlijn van de behandeling van uw verzoek, te beginnen met uw aanmaak.
E-mailveiligheidsbeleid
E-mailveiligheidsbeleidWAT IS HET PROBLEEM?
We blokkeren e-mails van uw organisatie omdat de configuratie van uw e-mail- en/of DNS-diensten mogelijk misbruik door spammers / hackers mogelijk maakt. Meer in het bijzonder stelt uw huidige configuratie andere afzenders in staat om zich als uw organisatie voor te doen door hen toe te staan de "Header From" van de e-mail van uw organisatie na te bootsen.
Met andere woorden, ze kunnen phishing- en spamberichten versturen die niet te onderscheiden zijn van echte e-mails van uw organisatie.
Als u verantwoordelijk bent voor het beheer van uw ICT-infrastructuur, lees dan verder. Als u niet de verantwoordelijke bent, geef dit bericht dan door aan uw ICT-afdeling of aan de ICT-dienst die uw ICT-infrastructuur beheert.
HOE LOST U DIT OP?
U dient te controleren of uw configuratie voldoet aan de beveiligingseisen voor “Sender Alignment”. Meer specifiek moeten uw maildiensten en DNS geconfigureerd worden volgens ICT-standaarden.
Deze configuraties zijn gangbaar, goed gedocumenteerd en worden ondersteund door hostingbedrijven:
- https://dmarcian.com/alignment/
- https://mxtoolbox.com/dmarc/spf/spf-alignment
- https://o365info.com/how-does-sender-verification-work-how-we-identify-spoof-mail-the-fiveheros-spf-dkim-dmarc-exchange-and-exchange-online-protection-part-9-of-9/
We hebben gemerkt dat dit probleem vaak voorkomt bij organisaties die hun ICT-infrastructuur hebben verplaatst naar Cloud services zoals Microsoft (O365), Amazon, Google en MS Azure zonder de ICT-infrastructuur goed te configureren. (Die wordt immers niet beheerd door deze providers).
De configuraties en aanbevelingen moeten worden geïmplementeerd op de ICT-infrastructuur van de klant, ongeacht of die intern of extern is. DNS en Mailservices zijn de belangrijkste ICT-platformen voor deze acties.
HET GEBRUIK VAN VERSCHILLENDE DOMEINEN BIJ HET VERZENDEN VAN E-MAILS
E-mails bevatten een "Envelope From" en een "Header From". Beide moeten overeenkomen om te voorkomen dat de e-mail wordt geblokkeerd.
Enkele voorbeelden:
- Een openbare dienst gebruikt zijn nieuwe domeinnaam in de “Header From” en zijn oude domeinnaam in de “Envelope From”.
- Envelope From = noreply@publicservice.fgov.be
- Header From = noreply@publicservice.belgium.be
➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.
Remark: Omdat het een noreply adres is, zal de afzender niet eens merken dat de e-mail geweigerd wordt …
2. Een organisatie gebruikt een Cloud-service (Freshservice) voor haar helpdesktool en de “Envelope From” is niet aangepast.
• EnvelopeFrom = bounces+us.3.52773-helpdesk=organisation.be@emailus.freshservice.com
• Header From = helpdesk@organisation.be
➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.
3. Een bedrijf gebruikt een Cloud service (Amazon SES) om de leveringsmelding te versturen en de “Envelope From” is niet aangepast.
- Envelope From = 01020188573f374-96de6437-9134-45f4-8aa6-3e9ac18d5848-000000@euwest-1.amazonses.com
- Header From = noreply@company.be
➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.