Initiatief voor kwaliteitsbevordering en epidemiologie bij diabetes

Welkom op de technische documentatiepagina's voor het project "Initiatief voor kwaliteitsbevordering en epidemiologie bij diabetes (IKED)", aangeboden door de dienst healthdata.be (Sciensano).

Deze pagina's geven informatie over de technische processen van het project. De volgende onderdelen (zullen) worden verstrekt:

Algemene informatie over het project
De datacollectie
De gegevensoverdracht (documentatie in uitvoering)
De gegevensvalidatie (documentatie in uitvoering)
De gegevensanalyse (documentatie in uitvoering)
De rapportage en visualisatie van de gegevens (documentatie in uitvoering)
De gegevens- en projectmonitoring (documentatie in uitvoering)

Voor wetenschappelijke informatie over het project kunt u contact opnemen met de primaire organisatie die toezicht houdt op de uitvoering van het project (zie hoofdstuk "Algemene projectinformatie").

Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!

johanvanbussel wo, 05/10/2023 - 13:58

Algemene informatie over het IKED-project

Naam van het project

Initiatief voor kwaliteitsbevordering en epidemiologie bij diabetes

Projectafkorting

IKED

Projectcode

HDBP0011

Primaire organisatie die toezicht houdt op de uitvoering van het project

Sciensano

Partnerorganisatie die aan het project deelneemt

Niet beschikbaar

Organisatie die opdracht heeft gegeven voor dit project

Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering (RIZIV)

Organisatie die geldelijke of materiële steun verleent

Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering (RIZIV)

Korte beschrijving van het project

In België worden personen met diabetes die een gespecialiseerde behandeling nodig hebben, in het kader van een conventie, opgevolgd in ziekenhuizen. Ongeveer 100 diabetescentra in heel België zijn erkend door het RIZIV. Het IKED-project controleert via regelmatige gegevensverzamelingen de kwaliteit van de zorg in deze centra en geeft individuele feedback om de centra te helpen hun kwaliteit van zorg te verbeteren. Het project wordt uitgevoerd door Sciensano en geleid door een groep nationale deskundigen.

Het IKED-project bestudeert de kwaliteit van zorg voor volwassen patiënten met diabetes. Het project heeft twee doelstellingen:

Het voornaamste doel bestaat erin de kwaliteit van zorg aan patiënten met diabetes door te lichten en de kwaliteitsverbetering bij zorgverleners te bevorderen.
Het tweede doel is het analyseren van de evolutie en de impact van de gezondheidszorg voor patiënten met diabetes en het bestuderen van diabetes vanuit epidemiologisch oogpunt.

Regelgevend kader van dit project

Raadpleeg de informatie over het regelgevend kader op de pagina's fair.healthdata.be.

Bart.Servaes do, 06/01/2023 - 13:43

De IKED-gegevensverzameling

Organisaties en/of personen die gegevens verstrekken

De ziekenhuizen die de revalidatieovereenkomst betreffende de zelfregulering van patiënten met diabetes mellitus hebben ondertekend. Deze lijst is niet gewijzigd ten opzichte van de vorige versie

Begindatum van de gegevensverzameling

v4 1/10/2022

Einddatum van de gegevensverzameling

v4 30/9/2023

Periodiciteit van de gegevensverzameling

Continu

Bart.Servaes ma, 10/17/2022 - 16:11

De IKED-gegevensverzamelingsdefinitie (HDBP0011)

In het onderstaande bestand vindt u de Data Collection Definition (DCD) van het project "Initiatief voor kwaliteitsbevordering en epidemiologie in diabetes (IKED)". Het is een gedetailleerde beschrijving van de inhoud van een sectie met veldnamen, formaten, waarden, validatieregels, helpteksten, waarschuwingsteksten, vertalingen... Deze DCD werd gebruikt om de formulieren en csv's voor dit project op te stellen, die u ook in deze projecthandleiding kunt vinden.

HD Data Collection Definition of project HDBP0011 IQED v.4.0_20220826

Bart.Servaes ma, 01/22/2024 - 14:12

Beschrijving van de IKED-dataflow

Hieronder beschrijven we op hoog niveau de IKED-dataflow tussen de gegevensverstrekker en het healthdata.be platform.

Stap 1. (Automatische) gegevensexport uit de systemen van de gegevensverstrekker naar HD4DP v1 en voorinvulling van formulieren indien niet volledig.

Stap 2. Handmatige registratie (de novo of aanvulling) van gegevens in de formuliercomponent van HD4DP v1.

Stap 3. Overdracht van patiëntgegevens en registratiegegevens van HD4DP v1 naar eHBox messaging client van HCO (HCO UM/EM)

Stap 4. Overdracht van patiëntgegevens en registratiegegevens uit de eHBox messaging client van HCO (HCO UM/EM) naar de TTP-service van eHealth.

Stap 5. Overdracht van geanonimiseerde patiëntengegevens en registratiegegevens van de TTP-service van eHealth naar de eHBox messaging client van HD (HD UM/EM)

Stap 6. Overdracht van geanonimiseerde patiëntengegevens en registratiegegevens uit de eHBox messaging client van HD (HD UM/EM) naar HDRES v1

Stap 7. Overdracht van geanonimiseerde patiënten-ID's en variabele registratiegegevens uit HD4RES v1 naar de gegevensvalidatie-omgeving op HD DHW

Bart.Servaes di, 10/18/2022 - 11:07

HD4DP v1

General description of the application HD4DP v1

HD4DP v1 ("healthdata.be for data providers") is a local application accessible via web browser developed by Healthdata.be (Sciensano) and installed at the site of the data provider (healthcare organisations). This application allows the data provider to extract data from the primary system and map that data into one or more data collections (if possible).

Clinical information that cannot be provided by the primary systems can be provided manually in the ‘prefilled’ form view of the Data Collection Definition (DCD).

The (form view of the) Data Collection Definitions (DCDs) are managed centrally via a metadata catalogue.

User manual of the application HD4DP v1

An extensive user manual, for both participating healthcare organizations and their IT service providers, is available on this docs.healthdata.be portal: https://docs.healthdata.be/hd4dp-v1.

Bart.Servaes do, 06/01/2023 - 13:42

General description of the application HD4DP v1

HD4DP v1 ("healthdata.be for data providers") is a local application accessible via web browser developed by healthdata.be (Sciensano) and installed at the site of the data provider (healthcare organizations). This application allows the data provider to extract data from the primary system and map that data into one or more data collections (if possible).

Clinical information that cannot be provided by the primary systems can be provided manually in the ‘prefilled’ form view of the Data Collection Definition (DCD).

The (form view of the) Data Collection Definitions (DCDs) are managed centrally via a metadata catalogue.

Jonas.VanBussel wo, 08/30/2023 - 14:03

User manual of the application HD4DP v1

An extensive user manual, for both participating healthcare organizations and their IT service providers, is available on this docs.healthdata.be portal: https://docs.healthdata.be/hd4dp-v1.

Jonas.VanBussel wo, 08/30/2023 - 14:03

Een account voor HD4DP v1 aanvragen

Om toegang te krijgen tot de HD4DP v1 applicatie, heeft u een account nodig, een gebruikersnaam en een wachtwoord. Als u geen account hebt, kunt u er een aanvragen door de onderstaande stappen te volgen. Als u een account hebt, volg dan de instructies onder 'Aanmelden' aan het einde van deze pagina.

Open de link voor de HD4DP v1 applicatie. Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de link Account aanvragen op de inlogpagina.
Vul het aanvraagformulier in:
- Vul een gebruikersnaam, voornaam, familienaam en e-mailadres in
- Selecteer de organisatie en de datacollectie(s)
- Vul het veld E-mail van aanvrager in als een persoon een account aanvraagt voor een derde persoon
- Druk op de knop Aanvraag om het verzoek in te dienen

Bevestigingsmails worden gestuurd naar de persoon voor wie de account is aangevraagd, alsook naar de aanvrager, indien het veld "Email van aanvrager" is ingevuld.
De goedkeuring of afwijzing van de gebruikersaccount wordt per e-mail bevestigd. Afhankelijk van uw organisatie kan dit een paar uur duren.
- Deze actie wordt uitgevoerd door een HD4DP v1 beheerder in uw organisatie
- De bevestigingsmails zal alle nodige informatie bevatten om in te loggen

Aanmelden

Aanmelden bij de HD4DP v1 applicatie verloopt in 3 stappen:

Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in de daartoe bestemde velden in
Selecteer de correcte organisatie
Klik op "Log in"

Bart.Servaes do, 06/01/2023 - 14:44

Een registratie in HD4DP v1 creëren

In het Data Collection-scherm ziet de gebruiker de bestaande registers. Vanuit dit scherm kan een gebruiker dan een datacollectie starten.

Het creëren en verzenden van een registratie bestaat uit vier stappen:

Selecteer het register om een registratie te creëren.

Klik op de knop Nieuwe registratie.

Vul het registratieformulier in en gebruik volgende knoppen om de registratie op te slaan of te versturen.

Sla de registratie zo nodig tijdelijk op. De status van de record is Open voor opgeslagen registraties.

Verstuur de registratie indien er geen validatiefouten meer zijn. De status van de registratie verandert in In transit.

Wanneer de registratie is verwerkt, verandert de status in Verstuurd.

Zodra een registratie verzonden is, verschijnt in de kolom van de bevestigingsstatus de melding Pending.

Bij ontvangst van de registratie verschijnt de melding OK; als de registratie niet binnen de 48 uur is ontvangen, verschijnt de melding NOK. Bij de status "NOK" zal de software tot 10 dagen na de initiële verzending automatisch proberen om de registratie te verzenden.
Voor de statussen In transit, Correcties nodig en Goedgekeurd is de statusbevestiging leeg, omdat de registratie nog niet is verzonden.
Een registratie kan eventueel Opnieuw geopend worden, zolang de status van de registratie "Verstuurd" is.

Bart.Servaes do, 06/01/2023 - 14:41

Een registratie in HD4DP v1 wijzigen

Een gebruiker kan een registratie wijzigen en voltooien in vier stappen:

Selecteer het register waarvan u een of meer registraties wenst te wijzigen.

Klik op de registratie die moet worden gewijzigd, en vul het formulier volledig in. De status van de record is dan:
- Open voor registraties die handmatig werden opgeslagen of door een csv-bestand up te loaden
- Correcties nodig voor registraties met fouten

Sla de registratie tijdelijk op indien nodig. De status van de record wordt Open voor opgeslagen registraties.

Verstuur de registratie als er geen validatiefouten meer zijn.
- De status van de registratie verandert in In transit

Wanneer de registratie is verwerkt, verandert de status in Verstuurd.

Zodra een registratie verzonden is, verschijnt in de kolom van de bevestigingsstatus de melding Pending.

Bij ontvangst van de registratie verschijnt de melding OK; als de registratie niet binnen de 48 uur is ontvangen, verschijnt de melding NOK. Bij de status "NOK" zal de software tot 10 dagen na de initiële verzending automatisch proberen om de registratie te verzenden.
Voor de statussen In transit, Correcties nodig en Goedgekeurd is de statusbevestiging leeg, omdat de registratie nog niet is verzonden.
Een registratie kan eventueel Opnieuw geopend worden, zolang de status van de registratie "Verstuurd" is.

Bart.Servaes do, 06/01/2023 - 14:45

Een registratie in HD4DP v1 verwijderen

Alleen registraties met de status "open" en "correcties nodig" kunnen worden verwijderd.

De volgende stappen zijn nodig om de registratie te verwijderen:

Selecteer het register en de versie waarvoor u een registratie wilt verwijderen:

Selecteer de registratie(s) die u wilt verwijderen.
Selecteer de knop "Acties" en kies de optie "Registraties verwijderen".

Selecteer "ja" om te bevestigen.

Bart.Servaes do, 06/01/2023 - 13:37

Technical manual of the application HD4DP v1

Technical manual of the application HD4DP v1 Jonas.VanBussel wo, 08/30/2023 - 14:04

HD4DP v1 csv upload

The content of this page is only available in EN. Select the EN language button to read it.

Bart.Servaes do, 06/01/2023 - 13:39

Een csv-bestand voor HD4DP v1 aanmaken

The content of this page is only available in EN. Select the EN language button to read it.

Bart.Servaes do, 06/01/2023 - 13:39

CSV download and upload for stable data

Before starting a new data collection based on stable data of another data collection, you need to finalize the data collection which serves as the starting point of your new data collection cf. article "Finalize the data collection"

To start the new data collection select the new version in the Data collection section. In this case v3.

Click the button "Go to the participation page":

Click on ‘Participate’:

The Start date in the Participation status will be updated and access to the new version is completed and the user can return to the Data Collection section:

Once the previous data collection is finalized and the new one has been started, you can download data from the first version and add those to the next version.

Go to the Registrations tab:

Download the data by using the Download button "CSV Download All (Stable Data)":

When everything is downloaded, you can start uploading by Using the upload center.

Jonas.VanBussel wo, 08/30/2023 - 14:07

Support service van healthdata.be

De Service Desk van healthdata.be (Sciensano) ondersteunt de gebruikers van onze applicaties en services, en biedt een antwoord op vragen en problemen als deze zich voordoen.

De Service Desk richt zich op de diensten van onze IT Services (HD4DP, HD4RES, healthstat.be, …) en helpt u met accounts en wachtwoorden. Voor vragen over de inhoud en doelstelling(en) van de projecten verwijzen we graag naar de beherende onderzoeksorganisaties.

Voor een zo efficiënt mogelijke afhandeling van uw verzoek adviseren wij u om gebruik te maken van ons serviceportaal: https://sciensano.service-now.com/sp.

Hieronder vindt u een rooster met uren waarop onze Service Desk voor ondersteuning beschikbaar is:

Bart.Servaes di, 10/24/2023 - 12:57

Hoe een incident melden

De dienst healthdata.be (Sciensano) behandelt elke melding van een incident volgens een Standard Operating Procedure (SOP). Een publieke versie van deze SOP "HD Incident Management Process" is ook beschikbaar op deze docs.healthdata.be portaal.

Om een incident te melden met betrekking tot de projecten en applicaties die in productie zijn, en gefaciliteerd of beheerd worden door de service healthdata.be van Sciensano, dient u eerst in te loggen op het HD Service- en Supportportaal: https://sciensano.service-now.com/sp.

Na de inlogstap komt u op de hoofdpagina van het portaal.

Op de hoofdpagina, moet je "Hulp vragen" selecteren.

Er verschijnt een nieuwe pagina met de titel "Creëer een incident".

U kunt nu uw incident of probleem documenteren door de volgende informatie te verstrekken:

Geef aan hoe dringend het is dat uw probleem moet worden opgelost op basis van de bedrijfskritische aard ervan.

Gelieve aan te geven welk soort probleem u ondervindt.

Wanneer het probleemtype "Application" is geselecteerd, verschijnen er twee extra velden: "Naam van het project" en "Application".

Gelieve de juiste informatie te selecteren.

Geef een duidelijke en korte beschrijving (1 zin) van het onderwerp van uw probleem.

Gelieve het probleem in detail te beschrijven. De volgende aspecten zijn belangrijk voor ons om het probleem te begrijpen en op te lossen:

een beschrijving van de acties die u wilt uitvoeren maar niet kunt uitvoeren (Bv.: geef ons veldnaam, validatieregel, knop, etc.)
een beschrijving (indien mogelijk) van de opeenvolgende stappen die u neemt om de healthdata.be-service of -applicatie waarvoor u ondersteuning nodig hebt, te gebruiken
een korte beschrijving van het technische probleem dat u ondervindt (Bv.: foutmeldingen)

Wij raden u aan een schermafbeelding toe te voegen die het probleem beschrijft (BELANGRIJK: verstrek ons geen patiëntgegevens!).

U kunt de schermafbeelding toevoegen door op "Add attachments" te drukken

Aan de rechterkant van het formulier staan de verplichte informatie-elementen van het Incidentenformulier. Wanneer deze velden zijn ingevuld, verdwijnen deze veldnamen in het vak "required information" (verplichte informatie).

Alleen als alle verplichte velden zijn ingevuld, kan een formulier worden verzonden, door op de groene "Indienen" knop te drukken.

Indien niet alle verplichte velden zijn ingevuld, verschijnt bovenaan het formulier een waarschuwingsbericht.

Ook zullen de ontbrekende verplichte velden groen gemarkeerd worden.

Als het incidentenformulier met succes is ingediend, verschijnt in een nieuw scherm een overzicht van uw indiening.

Aan de rechterkant van het scherm vindt u de details, waaronder het Incidentnummer.

Aan de linkerkant van het scherm vindt u een tijdlijn van de afhandeling van uw incident, te beginnen met de creatie ervan.

Bart.Servaes di, 10/24/2023 - 12:01

Een verzoek om informatie over HD indienen

Om een verzoek om informatie over het healthdata.be platform in te dienen, moet u eerst inloggen op het HD Service- en Supportportaal: https://sciensano.service-now.com/sp.

Na de inlogstap komt u op de hoofdpagina van het portaal.

Op de hoofdpagina moet u "Iets aanvragen" selecteren.

Er verschijnt een nieuwe pagina met de titels van de verschillende soorten verzoeken.

Selecteer het vakje "Verzoek om informatie over HD".

Er verschijnt een nieuwe pagina met de titels van het Verzoek om informatie over HD.

U kunt uw verzoek nu documenteren door de volgende informatie te verstrekken:

Beschrijf duidelijk en kort (1 zin) het onderwerp van uw verzoek om informatie.

Beschrijf in detail het verzoek om informatie.

Upload indien beschikbaar aanvullende documenten die relevant zijn voor dit verzoek om informatie.

Aan de rechterkant van het formulier staan de verplichte informatie-elementen van het aanvraagformulier. Wanneer deze velden zijn ingevuld, verdwijnen deze veldnamen in het vak "required information".

Alleen als alle verplichte velden zijn ingevuld, kan een formulier worden ingediend door op de groene knop "Indienen" te drukken.

Als niet alle verplichte velden zijn ingevuld, verschijnt boven aan het formulier een waarschuwing.

Ook de ontbrekende verplichte velden worden groen gemarkeerd.

Wanneer het aanvraagformulier met succes is ingediend, verschijnt een overzicht van uw aanvraag in een nieuw scherm.

Rechts op het scherm vindt u de details, waaronder het nummer van de Aanvraag.

Links op het scherm vindt u een tijdlijn van de behandeling van uw verzoek, te beginnen met uw aanmaak.

Adelaide.DAmore za, 09/30/2023 - 13:52

E-mailveiligheidsbeleid

WAT IS HET PROBLEEM?

We blokkeren e-mails van uw organisatie omdat de configuratie van uw e-mail- en/of DNS-diensten mogelijk misbruik door spammers / hackers mogelijk maakt. Meer in het bijzonder stelt uw huidige configuratie andere afzenders in staat om zich als uw organisatie voor te doen door hen toe te staan de "Header From" van de e-mail van uw organisatie na te bootsen.

Met andere woorden, ze kunnen phishing- en spamberichten versturen die niet te onderscheiden zijn van echte e-mails van uw organisatie.

Als u verantwoordelijk bent voor het beheer van uw ICT-infrastructuur, lees dan verder. Als u niet de verantwoordelijke bent, geef dit bericht dan door aan uw ICT-afdeling of aan de ICT-dienst die uw ICT-infrastructuur beheert.

HOE LOST U DIT OP?

U dient te controleren of uw configuratie voldoet aan de beveiligingseisen voor “Sender Alignment”. Meer specifiek moeten uw maildiensten en DNS geconfigureerd worden volgens ICT-standaarden.

Deze configuraties zijn gangbaar, goed gedocumenteerd en worden ondersteund door hostingbedrijven:

We hebben gemerkt dat dit probleem vaak voorkomt bij organisaties die hun ICT-infrastructuur hebben verplaatst naar Cloud services zoals Microsoft (O365), Amazon, Google en MS Azure zonder de ICT-infrastructuur goed te configureren. (Die wordt immers niet beheerd door deze providers).

De configuraties en aanbevelingen moeten worden geïmplementeerd op de ICT-infrastructuur van de klant, ongeacht of die intern of extern is. DNS en Mailservices zijn de belangrijkste ICT-platformen voor deze acties.

HET GEBRUIK VAN VERSCHILLENDE DOMEINEN BIJ HET VERZENDEN VAN E-MAILS

E-mails bevatten een "Envelope From" en een "Header From". Beide moeten overeenkomen om te voorkomen dat de e-mail wordt geblokkeerd.

Enkele voorbeelden:

Een openbare dienst gebruikt zijn nieuwe domeinnaam in de “Header From” en zijn oude domeinnaam in de “Envelope From”.

Envelope From = noreply@publicservice.fgov.be
Header From = noreply@publicservice.belgium.be

➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.

Remark: Omdat het een noreply adres is, zal de afzender niet eens merken dat de e-mail geweigerd wordt …

2. Een organisatie gebruikt een Cloud-service (Freshservice) voor haar helpdesktool en de “Envelope From” is niet aangepast.

• EnvelopeFrom = bounces+us.3.52773-helpdesk=organisation.be@emailus.freshservice.com
• Header From = helpdesk@organisation.be

➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.

3. Een bedrijf gebruikt een Cloud service (Amazon SES) om de leveringsmelding te versturen en de “Envelope From” is niet aangepast.

Envelope From = 01020188573f374-96de6437-9134-45f4-8aa6-3e9ac18d5848-000000@euwest-1.amazonses.com
Header From = noreply@company.be

➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.

Jonas.VanBussel vr, 08/04/2023 - 09:40