Belgian HIV-AIDS Viral Load Surveillance

Welkom op de technische documentatiepagina's voor het project "Belgian HIV-AIDS Viral Load Surveillance (HIV_VL)", aangeboden door de dienst healthdata.be (Sciensano).

Deze pagina's geven informatie over de technische processen van het project. De volgende onderdelen (zullen) worden verstrekt:

Algemene informatie over het project
De datacollectie
De gegevensoverdracht (documentatie in uitvoering)
De gegevensvalidatie (documentatie in uitvoering)
De gegevensanalyse (documentatie in uitvoering)
De rapportage en visualisatie van de gegevens (documentatie in uitvoering)
De gegevens- en projectmonitoring (documentatie in uitvoering)

Voor wetenschappelijke informatie over het project kunt u contact opnemen met de primaire organisatie die toezicht houdt op de uitvoering van het project (zie hoofdstuk "Algemene projectinformatie").

Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!

johanvanbussel do, 09/21/2023 - 14:06

Algemene informatie over het HIV_VL project

Naam van het project

Belgian HIV-AIDS Viral Load Surveillance

Project afkorting

HIV_VL

Project code

HDBP0004

Primaire organisatie die toezicht houdt op de uitvoering van het project

Sciensano

Partnerorganisatie die aan het project deelneemt

Niet beschikbaar

Organisatie die opdracht heeft gegeven voor dit project

Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering (RIZIV)

Organisatie die geldelijke of materiële steun verleent

Rijksinstituut voor ziekte- en invaliditeitsverzekering (RIZIV)

Beknopte beschrijving van het project

Het HIV/AIDS-register werd opgericht in 1984, aan het begin van de epidemie. Het doel van de gegevensverwerking en -analyse is om de evolutie van de hiv- en aidsepidemie in België te beschrijven. De gegevens verzameld door de kanaalartsen, laboratoria en AIDS-referentielaboratoria maken het mogelijk om de incidentie van infectie en AIDS-gerelateerde sterfte in de bevolking te volgen en om het epidemiologische profiel van patiënten en de risico's geassocieerd met de infectie te beschrijven. De publicatie van statistische resultaten draagt aanzienlijk bij tot de besluitvorming en de ontwikkeling van preventiecampagnes.

Regelgevend kader van dit project

Raadpleeg de informatie over het regelgevend kader op de fair.healthdata.be portal.

Bart.Servaes do, 09/21/2023 - 14:17

De HIV_VL datacollectie

Organisaties en/of personen die gegevens verstrekken

Niet beschikbaar

Startdatum van de datacollectie

Niet beschikbaar

Einddatum van de datacollectie

Geen einddatum

Periodiciteit van de datacollectie

Continu

Bart.Servaes do, 09/21/2023 - 14:21

De HIV_VL datacollectiedefinitie (HDBP0004)

In het onderstaande bestand vindt u de specificaties van de datacollectiedefinitie (DCD, data collection definition) van het project HIV_VL. Het is een gedetailleerde beschrijving van de inhoud van een DCD met veldnamen, formaten, waarden, validatieregels, helpteksten, foutmeldingen, vertalingen... Deze specificaties werden gebruikt voor het opstellen van de formulieren, csv's en API's in dit project welke u ook in deze projecthandleiding kunt vinden.

HD Data Collection Definition of project HDBP0004 HIV_VL v2.0 20200528

Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!

Bart.Servaes di, 01/30/2024 - 08:20

The HIV_VL Dataflow Description

Below we describe (high level) the HIV_VL dataflow between the data provider and the healthdata.be platform.

Step 1. (Automatic) data export from systems of data provider towards HD4DP v1 and prefill of forms if not complete.

Step 2. Manual registration (de novo or completion) of data in form component of HD4DP v1.

Step 3. Transfer of patient identifiers and registry data from HD4DP v1 towards eHBox messaging client of HCO (HCO UM/EM)

Step 4. Transfer of patient identifiers and registry data from eHBox messaging client of HCO (HCO UM/EM) towards TTP service of eHealth.

Step 5. Transfer of pseudonymized patient identifiers and registry data from TTP service of eHealth towards eHBox messaging client of HD (HD UM/EM)

Step 6. Transfer of pseudonymized patient identifiers and registry data from eHBox messaging client of HD (HD UM/EM) to HDRES v1

Step 7. Transfer of pseudonymized patient IDs and registry variables from HD4RES v1 towards Data Validation environment on HD DHW.

Bart.Servaes di, 02/20/2024 - 13:48

HD4DP v1

Wij willen u erop wijzen dat HD4DP v1 binnen afzienbare tijd wordt vervangen door HD4DP v2.
De precieze datum waarop dit project beschikbaar zal zijn in HD4DP v2, wordt binnenkort gecommuniceerd.

Bart.Servaes do, 09/21/2023 - 14:29

Algemene beschrijving van de applicatie HD4DP v1

HD4DP v1 is een lokale applicatie die toegankelijk is via een webbrowser. De applicatie werd ontwikkeld door Healthdata.be (Sciensano) en is geïnstalleerd op de site van de gegevensprovider die er data mee kan extraheren uit het primaire systeem en deze data eventueel kan toewijzen aan een of meer gegevensverzamelingen.

Vragen die niet kunnen worden beantwoord door de primaire systemen, kunnen handmatig worden beantwoord in ‘vooraf ingevulde’ formulieren.

Het doel is om zoveel mogelijk vooraf ingevulde elementen in zoveel mogelijk documenten te plaatsen.

Als de registraties volledig zijn, kunnen de gegevens worden overgedragen naar het centrale dataplatform healthdata.be. Voor deze overdracht maakt HD4DP v1 verbinding met de ehealth messaging software van de gegevensverstrekker. De documenten worden centraal beheerd via metadata.

Bart.Servaes do, 09/21/2023 - 14:30

Gebruikershandleiding van de applicatie HD4DP v1

Een uitgebreide gebruikershandleiding, zowel voor deelnemende gezondheidszorginstellingen als hun IT-dienstverleners, is beschikbaar op dit docs.healthdata.be portaal: https://docs.healthdata.be/hd4dp-v1.

Bart.Servaes do, 09/21/2023 - 15:13

Account aanvragen voor HD4DP v1

Om toegang te krijgen tot de HD4DP v1 applicatie, heeft u een account nodig, een gebruikersnaam en een wachtwoord. Als u geen account hebt, kunt u er een aanvragen door de onderstaande stappen te volgen. Als u een account hebt, volg dan de instructies onder 'Aanmelden' aan het einde van deze pagina.

Open de link voor de HD4DP v1 applicatie. Het volgende scherm wordt geopend:

Klik op de link Account aanvragen op de inlogpagina.
Vul het aanvraagformulier in:
- Vul een gebruikersnaam, voornaam, familienaam en e-mailadres in
- Selecteer de organisatie en de datacollectie(s)
- Vul het veld E-mail van aanvrager in als een persoon een account aanvraagt voor een derde persoon
- Druk op de knop Aanvraag om het verzoek in te dienen

Bevestigingsmails worden gestuurd naar de persoon voor wie de account is aangevraagd, alsook naar de aanvrager, indien het veld "Email van aanvrager" is ingevuld.
De goedkeuring of afwijzing van de gebruikersaccount wordt per e-mail bevestigd. Afhankelijk van uw organisatie kan dit een paar uur duren.
- Deze actie wordt uitgevoerd door een HD4DP v1 beheerder in uw organisatie
- De bevestigingsmails zal alle nodige informatie bevatten om in te loggen

Aanmelden

Aanmelden bij de HD4DP v1 applicatie verloopt in 3 stappen:

Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in de daartoe bestemde velden in
Selecteer de correcte organisatie
Klik op "Log in"

Bart.Servaes do, 09/21/2023 - 15:24

Een registratie creëren in HD4DP v1

In het Data Collection-scherm ziet de gebruiker de bestaande registers. Vanuit dit scherm kan een gebruiker dan een datacollectie starten.

Het creëren en verzenden van een registratie bestaat uit vier stappen:

Selecteer het register om een registratie te creëren

Klik op de knop Nieuwe registratie.

Vul het registratieformulier in en gebruik volgende knoppen om de registratie op te slaan of te verzenden.

Sla de registratie zo nodig tijdelijk op. De status van de record is Open voor opgeslagen registraties.

Verzend de registratie indien er geen validatiefouten meer zijn. De status van de registratie verandert in Verzenden bezig.

Wanneer de record is verwerkt, verandert de status in Verzonden.

Zodra een registratie verzonden is, verschijnt in de kolom van de statusbevestiging de melding In behandeling.

Bij ontvangst van de registratie verschijnt de melding OK; als de registratie niet binnen de 48 uur is ontvangen, verschijnt de melding NOK. Bij de status 'NOK' zal de software tot 10 dagen na de initiële verzending automatisch proberen om de registratie te verzenden.
Voor de statussen Verzenden bezig, Correcties noodzakelijk en Goedgekeurd is de statusbevestiging leeg, omdat de registratie nog niet is verzonden.
Een registratie kan eventueel Opnieuw geopend worden, zolang de status van de registratie 'Verzonden' is.

Bart.Servaes do, 09/21/2023 - 15:27

Een registratie wijzigen in HD4DP v1

Een gebruiker kan een registratie wijzigen en voltooien in vier stappen:

Selecteer het register waarvan u een of meer registraties wenst te wijzigen.

Klik op de registratie die moet worden gewijzigd, en vul het formulier volledig in. De status van de record is dan:
- Open voor registraties die handmatig werden opgeslagen of door een csv-bestand up te loaden
- Correcties nodig voor registraties met fouten

Sla de registratie tijdelijk op indien nodig. De status van de record wordt Open voor opgeslagen registraties.

Verzend de registratie als er geen validatiefouten meer zijn.
- De status van de registratie verandert in Verzenden bezig

Wanneer de record is verwerkt, verandert de status in Verzonden.

Zodra een registratie verzonden is, verschijnt in de kolom van de statusbevestiging de melding In behandeling.

Bij ontvangst van de registratie verschijnt de melding OK; als de registratie niet binnen de 48 uur is ontvangen, verschijnt de melding NOK. Bij de status 'NOK' zal de software tot 10 dagen na de initiële verzending automatisch proberen om de registratie te verzenden.
Voor de statussen Verzenden bezig, Correcties noodzakelijk en Goedgekeurd is de statusbevestiging leeg, omdat de registratie nog niet is verzonden.
Een registratie kan eventueel Opnieuw geopend worden, zolang de status van de registratie 'Verzonden'.

Bart.Servaes do, 09/21/2023 - 15:44

Een registratie verwijderen in HD4DP v1

Alleen registraties met de status 'open' en 'correcties nodig' kunnen worden verwijderd.

De volgende stappen zijn nodig om de registratie te verwijderen:

Selecteer het register en de versie waarvoor u een registratie wilt verwijderen:

Selecteer de registratie(s) die u wilt verwijderen.
Selecteer de knop 'Acties' en kies de optie Registraties verwijderen.

Selecteer Ja om te bevestigen.

Bart.Servaes do, 09/21/2023 - 15:45

Technische handleiding van de applicatie HD4DP v1

Technische handleiding van de applicatie HD4DP v1 Bart.Servaes do, 09/21/2023 - 15:46

HD4DP v1 csv upload

The content of this page is only available in EN. Select the EN language button to read it.

Bart.Servaes do, 09/21/2023 - 15:47

Create a csv for HD4DP v1

The content of this page is only available in EN. Select the EN language button to read it.

Bart.Servaes do, 09/21/2023 - 15:47

CSV download and upload for stable data

The content of this page is only available in EN. Select the EN language button to read it.

Bart.Servaes do, 09/21/2023 - 15:47

Support service van healthdata.be

De Service Desk van healthdata.be (Sciensano) helpt gebruikers van onze applicaties en diensten en behandelt verzoeken en problemen wanneer deze zich voordoen.

De Service Desk richt zich op de diensten van onze IT Services (HD4DP, HD4RES, healthstat.be,…) en helpt u met accounts en wachtwoorden. Voor vragen over de inhoud en doelstelling(en) van de projecten verwijzen we graag naar de beherende onderzoeksorganisaties.

Voor een zo efficiënt mogelijke afhandeling van uw aanvraag adviseren wij u gebruik te maken van ons serviceportaal: https://sciensano.service-now.com/sp.

Hieronder vindt u onze openingstijden van onze servicedienst:

Bart.Servaes do, 09/21/2023 - 16:40

How to report an incident

The healthdata.be service (Sciensano) processes each incident report according to a Standard Operating Procedure (SOP). A public version of this SOP "HD Incident Management Process" is also available on this portal docs.healthdata.be.

To submit an incident related to projects and applications in production and facilitated or managed by Sciensano's healthdata.be service, you must first log into the HD Service and Support portal: https://sciensano.service-now.com/sp.

After the login step, you will arrive at the main page of the portal.

On the main page, you must select "Get Help".

A new page with the title "Create an incident" will appear.

You can now document your incident or problem by providing the following information:

Please indicate the urgency of resolving your issue based on its criticality to the business.

Please indicate the type of problem you are experiencing.

When the problem type "Application" is selected, two additional fields appear: "Project Name" and "Application".

Please select the appropriate information.

Please describe clearly and briefly (1 sentence) the subject of your problem.

Please describe the problem in detail. The following aspects are important for us to understand and solve the problem:

a description of the actions you want to perform but fail to perform (e.g. provide us with a field name, a validation rule, a button, etc.)
a description (if possible) of the sequential steps you follow to use the service or the application of healthdata.be for which you need support;
a brief description of the technical problem you are experiencing (e.g. error messages)

We strongly recommend that you add a screenshot describing the problem (IMPORTANT: do not provide us with patient data!).

You can add the screenshot by clicking on "Add attachments".

On the right side of the form, the mandatory information items of the incident form are listed. When these fields are completed, their names disappear from the "required information" box.

The form can only be submitted if all required fields are filled in, by pressing the green "Submit" button.

If all required fields have not been completed, a warning message will appear at the top of the form.

In addition, missing mandatory fields will be highlighted in green.

When the incident form has been successfully submitted, a preview of your submission appears in a new screen.

On the right side of the screen you will find the details, including the incident number.

On the left side of the screen, you will find a chronology of your incident processing, starting with your creation.

johanvanbussel di, 01/09/2024 - 15:10

Submit a request for information about HD

To request information about the healthdata.be platform, you first need to log in to the HD Service and Support portal: https://sciensano.service-now.com/sp.

After the login step, you will arrive at the main page of the portal.

On the main page select "Request something".

A new page with the different types of request will appear.

Select the box "Request for information about HD".

A new page with the titles of the Request for information about HD will appear.

You can now document your request by providing following information:

Provide a short and clear description of your request for information (1 sentence).

Provide a detailed description of your request for information.

If available, please upload additional documents relevant for this request for information about HD.

On the right side of the form, the required information elements of the request form are listed. When these fields are completed, these field names will disappear in the "required information" box.

Only after all required fields have been completed, a form can be submitted by selecting the green Submit button.

If not all required fields were completed a warning message will appear on top of the form.

Also the missing required fields will be highlighting in green.

When the request form was successfully submitted, an overview of your request will appear in a new screen.

On the right of the screen, you will find the details , including the Request number

On the left of the screen, you will find a timeline of the handling your request, starting with your creation.

Jonas.VanBussel di, 01/09/2024 - 15:09

E-mailveiligheidsbeleid

WAT IS HET PROBLEEM?

We blokkeren e-mails van uw organisatie omdat de configuratie van uw e-mail- en/of DNS-diensten mogelijk misbruik door spammers / hackers mogelijk maakt. Meer in het bijzonder stelt uw huidige configuratie andere afzenders in staat om zich als uw organisatie voor te doen door hen toe te staan de "Header From" van de e-mail van uw organisatie na te bootsen.

Met andere woorden, ze kunnen phishing- en spamberichten versturen die niet te onderscheiden zijn van echte e-mails van uw organisatie.

Als u verantwoordelijk bent voor het beheer van uw ICT-infrastructuur, lees dan verder. Als u niet de verantwoordelijke bent, geef dit bericht dan door aan uw ICT-afdeling of aan de ICT-dienst die uw ICT-infrastructuur beheert.

HOE LOST U DIT OP?

U dient te controleren of uw configuratie voldoet aan de beveiligingseisen voor “Sender Alignment”. Meer specifiek moeten uw maildiensten en DNS geconfigureerd worden volgens ICT-standaarden.

Deze configuraties zijn gangbaar, goed gedocumenteerd en worden ondersteund door hostingbedrijven:

We hebben gemerkt dat dit probleem vaak voorkomt bij organisaties die hun ICT-infrastructuur hebben verplaatst naar Cloud services zoals Microsoft (O365), Amazon, Google en MS Azure zonder de ICT-infrastructuur goed te configureren. (Die wordt immers niet beheerd door deze providers).

De configuraties en aanbevelingen moeten worden geïmplementeerd op de ICT-infrastructuur van de klant, ongeacht of die intern of extern is. DNS en Mailservices zijn de belangrijkste ICT-platformen voor deze acties.

HET GEBRUIK VAN VERSCHILLENDE DOMEINEN BIJ HET VERZENDEN VAN E-MAILS

E-mails bevatten een "Envelope From" en een "Header From". Beide moeten overeenkomen om te voorkomen dat de e-mail wordt geblokkeerd.

Enkele voorbeelden:

Een openbare dienst gebruikt zijn nieuwe domeinnaam in de “Header From” en zijn oude domeinnaam in de “Envelope From”.

Envelope From = noreply@publicservice.fgov.be
Header From = noreply@publicservice.belgium.be

➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.

Remark: Omdat het een noreply adres is, zal de afzender niet eens merken dat de e-mail geweigerd wordt …

2. Een organisatie gebruikt een Cloud-service (Freshservice) voor haar helpdesktool en de “Envelope From” is niet aangepast.

• EnvelopeFrom = bounces+us.3.52773-helpdesk=organisation.be@emailus.freshservice.com
• Header From = helpdesk@organisation.be

➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.

3. Een bedrijf gebruikt een Cloud service (Amazon SES) om de leveringsmelding te versturen en de “Envelope From” is niet aangepast.

Envelope From = 01020188573f374-96de6437-9134-45f4-8aa6-3e9ac18d5848-000000@euwest-1.amazonses.com
Header From = noreply@company.be

➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.

Jonas.VanBussel vr, 08/04/2023 - 09:34

Release notes

Release notes Adelaide.DAmore vr, 06/09/2023 - 10:19