eam.healthdata.be 2.7

eam.healthdata.be 2.7

Welkom op de technische documentatiepagina's voor de portal "Entity Access Management" (EAM), aangeboden door de dienst healthdata.be (Sciensano).

Deze pagina's geven informatie over het gebruik van de "Entity Access Management" portal en de processen hiervan. De volgende secties zijn (zullen) worden verstrekt:

Bart.Servaes di, 11/14/2023 - 16:12

Algemene beschrijving van de HD EAM portal

Algemene beschrijving van de HD EAM portal

De healthdata.be applicaties zoals HD4DP v2 en healthstat.be verwerken gevoelige persoonsgegevens. Daarom worden er streng gecontroleerde processen gebruikt voor het verlenen van toegang tot deze applicaties. De Entity Access Management portal van healthdata.be vergemakkelijkt deze processen. In deze handleiding beschrijven we hoe u ze gebruikt.

Bart.Servaes do, 03/09/2023 - 17:10

Gebruikershandleiding van de HD EAM portal

Gebruikershandleiding van de HD EAM portal Bart.Servaes di, 03/14/2023 - 08:44

Naar de HD EAM portal navigeren

Naar de HD EAM portal navigeren

Om de applicatie Entity Access Management te openen, navigeert u via uw internetbrowser naar de URL https://eam.healthdata.be. Het volgende scherm wordt geopend.

Bart.Servaes di, 03/14/2023 - 09:09

Toegang tot een HD applicatie aanvragen voor een specifiek project

Toegang tot een HD applicatie aanvragen voor een specifiek project

De applicaties van healthdata.be (zoals HD4DP v2 en healthstat.be) verwerken gevoelige persoonsgegevens. Daarom worden strikt gecontroleerde processen gebruikt om toegang te verlenen tot deze applicaties. De Entity Access Management (EAM) portal van healthdata.be faciliteert deze processen. In dit artikel beschrijven we hoe u deze kunt gebruiken

U vindt de EAM portal op het volgende webadres: https://eam.healthdata.be.

Selecteer een van de volgende hoedanigheden die bij uw functie past om toegang tot een HD applicatie te vragen:

Standaard eindgebruikers

Om toegang aan te vragen tot applicaties van healthdata.be (zoals HD4DP v2 en healthstat.be) als standaard eindgebruiker, kunt u klikken op REQUEST ACCESS in het blauwe tekstvak in het midden van het scherm.

U belandt op de volgende pagina, waar u klikt op Log in with eID.

U wordt doorverwezen naar de Federal Authentication Service (FAS) van de overheid, waar u kunt inloggen met meerdere digitale sleutels zoals met eID en ItsMe.

Als u ervoor kiest om verbinding te maken met ItsMe, kunt u uw mobiele telefoonnummer invoeren.

Volg de instructies op uw mobiele toestel via de ItsMe-applicatie.

Nadat u de loginprocedure via ItsMe hebt doorlopen, klikt u in onderstaande scherm op de knop Profiel bevestigen om toegang te krijgen tot de Sciensano-omgeving.

Hierna bent u ingelogd in het EAM portaal. Bovenaan links op uw scherm ziet u de opties My profile en Log out.

Als u nu in het blauwe tekstvenster op REQUEST ACCESS klikt, om het toegangsaanvraagformulier te openen, verschijnt volgend bericht:

Klik in het bericht op My profile om naar uw persoonlijke profielpagina te gaan. Uw gebruikersprofiel moet aangevuld en gevalideerd worden, voordat u het toegangsaanvraagformulier kunt openen en invullen.

Selecteer het tabblad Edit om uw profielinformatie aan te vullen.

Behalve de profielinformatie die automatisch wordt ingevuld op basis van uw eID-gegevens, moet u de volgende velden aanvullen:

NIHDI Number: Uw RIZIV-nummer, indien beschikbaar.

Organization: Voer de organisatie(s) in, waaraan u ben verbonden. Dit veld bevat de naam en het RIZIV-nummer van de organisatie. Terwijl u tekst begint in te voeren, worden selectiemogelijkheden voorzien.

Email address: Verplicht in te vullen veld waarvoor de inhoud niet uit de eID kan worden opgehaald. Uw e-mailadres wordt gebruikt voor communicatie met betrekking tot de profielvalidatie en de toegangsaanvraag.

State: Selecteer een van de opties (zie afbeelding eronder):

  • Draft: Deze status geeft aan dat u nog niet klaar bent met het invullen van de profielvelden. Alleen u kunt in dit stadium de ingevulde gegevens zien. Het wijzigen van profielgegevens is alleen mogelijk in de status "Draft". U kunt de profielinformatie echter ook als "Draft" opslaan en later aanvullen en voor validatie verzenden.
  • Validation Requested: De ingevulde profielinformatie is volledig en u bent klaar om deze te verzenden voor validatie door de SPOC.

Klik op de knop Save om uw profielinformatie naar de SPOC te verzenden. Het bericht "Access denied" dat op uw scherm verschijnt, geeft aan dat u het ingevulde en verzonden profiel niet meer kunt wijzigen.

Als u terugkeert naar My profile ziet u dat het profiel "pending" is. Het profiel bevat ook geen tabblad Edit meer, zodat wijzigingen niet meer mogelijk zijn:

Uw profiel wordt spoedig gevalideerd door de SPOC, wat als volgt wordt weergegeven:

Na validatie van uw profiel door de SPOC selecteert u Home om terug te keren naar de EAM portaalpagina.
Let op: Selecteer hier niet de knop "Request access" (binnenkort: "Request SPOC rights"), omdat u hiermee het proces requesting access as a SPOC start.

Keer nu terug naar de EAM-portaal en selecteer opnieuw REQUEST ACCESS in het blauwgekleurde tekstframe.

Selecteer de organisatie waarvoor u toegang wenst tot de applicaties en projecten van healthdata.be.

Nu kunt u het toegangsaanvraagformulier "Request Access" als eindgebruiker invullen.

Vul alle verplichte velden in, aangeduid met een rode asterisk (*), selecteer de gewenste optie in de verplichte keuzelijsten en vink desgewenst de selectiehokjes aan voor aanvullende ondersteuning en/of informatie.

Veld Type of login:

Als u in het veld “Type of Login” de optie "Belgium resident" selecteert, is de invoer van het mobiele telefoonnummer optioneel.

Als u een "Non-Belgium resident" bent, dan moet u het veld Mobile phone number verplicht invullen, zodat een tweefactorauthenticatie (2FA) mogelijk is:

Veld Role of requestor in project

U moet uw rol in het project aangeven (Local Study Lead, Local Study Associate of Local Study Support). Uw rol bepaalt uw toegangsmogelijkheden in HD4DP2 voor het project. Lees hierover meer in Gebruikersrollen in HD4DP v2.

Als u de optie Local Study Support selecteert, moet u om privacyredenen de voornaam en familienaam van de Local Study Associate invullen.

Veld HD4DP2.0

Klik in het veld onder HD4DP2.0 als u de applicatie wilt gebruiken om registraties te maken voor het geselecteerde project:

Veld Healthstat.be

Klik in het veld onder healthstat.be als u de applicatie wilt gebruiken om toegang te hebben tot de rapportering voor het geselecteerde project:

Als u het toegangsaanvraagformulier volledig hebt ingevuld, klikt u op de knop Submit om het te verzenden. Na dit met succes te hebben verzonden, ontvangt u een bevestigingsbericht.

IT SPOC (centraal IT aanspreekpunt)

Een IT SPOC (single point-of-contact) is het centrale IT aanspreekpunt, een rol die ruimer is dan de functie van een VTE/RAE. Het kan namelijk om elke werknemer gaan binnen een organisatie aan wie deze rol is toegewezen.

Om toegang aan te vragen tot applicaties van healthdata.be, bijvoorbeeld HD4DP v2 en healthstat.be, in de hoedanigheid van IT SPOC, selecteert u GIVE ACCESS in het witte tekstvak rechts op uw scherm.

Mocht u nog nooit toegang hebben aangevraagd tot deze formulieren, en dus niet erkend bent als IT SPOC, dan ontvangt u volgend bericht:

Klik in dit geval op My Profile (bovenaan links op uw scherm) en vervolgens op de knop Request access.

Het scherm Request access [RAE] wordt geopend.

Fill in all requested fields and click on the Submit button.

Na verzending van het RAE formulier voeren de Support diensten van healthdata.be een identificatie- en autorisatieprocedure door betreffende uw SPOC-rol binnen de bewuste organisatie. Hierna ontvangt u een bevestigingse-mail met een speciale token. Hierna keert u terug naar de My Profile-pagina en klikt u op de knop Enter access token.

Het scherm Access token wordt geopend:

Vul de RIZIV-code voor uw organisatie in evenals de toegangstoken die u per e-mail hebt ontvangen. Na klikken op Submit wordt u doorverwezen naar de EAM portal, waar u opnieuw GIVE ACCESS selecteert.

Het formulier ACCESS REQUEST wordt geopend. Door de verplichte velden in te vullen, geeft de IT SPOC binnen de organisatie toegang aan gebruikers die toegang wensen tot een applicatie van healthdata.be (HD4DP2.0 of healthstat.be).

Als u het formulier Access Request volledig hebt ingevuld, klikt u op de knop Submit om het te verzenden. Na succesvolle verzending ontvangt u een bevestigingsbericht.

Het gebruikersprofiel op de pagina My Profile is nu uitgebreid met de naam en code van de organisatie. Er werd ook een extra tabblad Batch create requests toegevoegd.

Zie documentatie Toegang geven aan meerdere gebruikers in batch voor meer informatie.

Internationale gebruiker

Internationale gebruikers volgen onderstaande link naar een specifiek formulier:

https://eam.healthdata.be/forms/hd_eam_access_request_user_int

Deze link voert u naar een meer uitgebreid formulier Request Access. Vul alle verplichte velden (aangeduid met een rode asterisk *), selecteer de gewenste optie in de verplichte keuzelijsten en vink desgewenst de selectiehokjes aan voor aanvullende ondersteuning en/of informatie:

Na het verzenden van het formulier wordt een e-mail gestuurd naar de medewerkers van de Service diensten voor een identificatie- en autorisatieprocedure. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, ontvangt de internationale gebruiker een e-mail met accountinformatie. Op dit moment kunnen internationale gebruikers echter niet inloggen noch overzichten van aanvragen consulteren.

This documentation is being updated regularly. We try to provide as correct, complete and clear as possible information on these pages. Nevertheless, if you see anything in the documentation that is not correct, does not match your experience or requires further clarification, please create a request (type : request for information) via our portal (https://sciensano.service-now.com/sp) or send us an e-mail via support.healthdata@sciensano.be to report this documentation issue. Please, do not forget to mention the URL or web address of the page with the documentation issue. We will then adjust the documentation as soon as possible. Thank you!
Bart.Servaes di, 04/25/2023 - 10:56

Gebruikersrollen in HD4DP v2

Gebruikersrollen in HD4DP v2

Elke gezondheidszorgorganisatie heeft een Access Manager die waakt over de toegangsrechten tot de applicaties van de eigen organisatie en deze beheert in het HD Entity Access Management (EAM) systeem. In dit proces worden toegangsaanvragen van medewerkers van gezondheidszorgorganisaties geanalyseerd en gevalideerd als ze legitiem zijn. Het niveau van de verleende toegang kan verschillen, wat tot uiting komt in verschillende gebruikersrollen. Op basis van toegangsrechten kunnen de volgende drie gebruikersrollen worden onderscheiden:

Local Study Lead (auteur):

De Local Study Lead kan:  

  • alle registraties van collega's (ongeacht hun rol) voor de studie of het project zien en bewerken;
  • registraties maken in HD4DP v2.

Deze rol kan, maar hoeft niet beperkt te zijn tot, de verantwoordelijke voor het onderzoek of project binnen de deelnemende gezondheidszorgorganisatie.

Local Study Associate (auteur):

De Local Study Associate kan: 

  • alleen de eigen registraties bekijken en bewerken, niet die van andere collega's van dezelfde gezondheidszorgorganisatie die aan hetzelfde onderzoek of project deelnemen. De aangeduide registraties zijn beperkt tot de patiënten die behandeld worden door de Local Study Associate;
  • registraties maken in HD4DP v2.

De Local Study Associate is een gezondheidszorgverstrekker die deelneemt aan de studie of het project.

Local Study Support (co-auteur):

De Local Study Support kan:

  • alleen de registraties zien en bewerken die behoren tot de auteursgroep waaraan hij/zij is gekoppeld;
  • registraties maken in HD4DP v2.

Een Local Study Associate en Local Study Lead kunnen registratietaken delegeren aan een Local Study Support. Dit kan, maar hoeft niet beperkt te zijn tot, een administratief medewerker of personeel van een afdeling voor medische codering. De Local Study Associate en Local Study Lead worden nog steeds beschouwd als de auteur van de registratie. De Local Study Associate en Local Study Lead kunnen de gegevens van de Local Study Support bekijken en wijzigen.

Er wordt standaard slechts 1 Local Study Lead aangemaakt door healthdata.be (Sciensano) voor elk project binnen elke organisatie. Dit betekent dat slechts 1 persoon alle aanmeldingen voor het betreffende project kan zien. Dit beleid voorkomt dat gebruikers van HD4DP v2 persoonlijke en gevoelige informatie kunnen zien van personen met wie ze geen therapeutische relatie hebben. For policy deviations on this, healthcare organisation staff should contact their Data Protection Officer (DPO). Voor afwijkingen ten opzichte van dit beleid dienen de medewerkers van de gezondheidszorgorganisaties contact op te nemen met hun Data Protection Officer (DPO).

Opmerkingen:

  • Het niveau van de toegangsrechten weerspiegelt niet noodzakelijkerwijs de hiërarchie binnen uw gezondheidszorgorganisatie.
  • Het is aan de Access manager om de rollen van Local Study Lead, Local Study Associate en Local Study Support onderling te wijzigen. Deze acties gebeuren in het EAM-systeem.
johanvanbussel zo, 03/26/2023 - 21:20

Overzicht van de aanvragen

Overzicht van de aanvragen

Na verzending van de toegangsaanvragen en de ontvangst van het bevestigingsbericht kunt u de validatiestatus en andere informatie over de aanvragen consulteren via het tabblad Requests overview op de pagina My Profile.

Op basis van de omvang van de aanvragen die geconsulteerd kunnen worden, maken we een onderscheid tussen het aanvragenoverzicht voor:

Overzicht van de aanvragen voor eindgebruikers

Om de eigen aanvragen te bekijken, kunnen eindgebruikers de pagina My Profile openen en het tabblad Requests overview selecteren.

U kunt het weergegeven overzicht doorzoeken en via de bovenste rij naar believen sorteren (zie onderstaande figuur). Eindgebruikers zien enkel een lijst met aanvragen die ze voor zichzelf hebben gecreëerd.

Veld Request UUID

Dit veld bevat de unieke ID's van de aanvragen. Als eenzelfde unieke ID in meerdere rijen verschijnt, geeft dit aan dat de master request meerdere subrequests bevat, telkens een per project en per applicatie zoals geselecteerd in het aanvraagformulier. Deze subrequests worden dan voor verdere verwerking opgeslagen in de healthdata.be DB2.

Veld Status

Het statusveld geeft aan of de aanvraag werd aangemaakt (waarde “created”; wacht op goedkeuring door IT SPOC) of goedgekeurd (waarde “approved_rae”; aanvraag goedgekeurd door de SPOC en klaar voor verstrekken van credentials).

Veld Role in project

De waarden in dit veld zijn Local Study Lead, Local Study Associate en Local Study Support. Meer gedetailleerde informatie over deze rollen vindt u in Gebruikersrollen in HD4DP v2.

Veld Application

Dit veld bevat de applicatie die u hebt geselecteerd in het formulier Request Access (End-User) of het formulier Access Request voor toegang tot de volksgezondheidsprojecten: HD4DP2.0 of Healthstat.be.

Veld Project code

In dit veld voert u het nummer van het Healthdata.be businessproject (HDBPnnnn) in.

Als u dit nummer gebruikt in de zoekopdracht van de vrij toegankelijke FAIR portal (fair.healthdata.be), wordt de dataset voor dit project weergegeven.

U kunt dit nummer ook gebruiken in het veld Advanced search van de Healthdata.be docs pages, om de documentatie van het bewuste project te vinden.

Overzicht van de aanvragen voor IT SPOC's (IT single points-of-contact)

SPOC's kunnen alle aanvragen voor hun organisatie bekijken.

Om de status te bekijken van de aanvraag voor de gebruikers van hun organisatie, moet de IT SPOC op My Profile klikken en het tabblad Requests overview (zie onderstaand screenshot) selecteren. U kunt het overzicht doorzoeken en via de bovenste rij naar believen sorteren.

Veld Request UUID

Dit veld bevat de unieke ID's van de aanvragen. Als eenzelfde unieke ID in meerdere rijen verschijnt, geeft dit aan dat de master request meerdere sub-requests bevat, telkens een per project en per applicatie zoals geselecteerd in het aanvraagformulier. Deze sub-requests worden dan voor verdere verwerking opgeslagen in de healthdata.be DB2.

Veld Status

Het statusveld kan alleen de status “approved_rae” krijgen, omdat de aanvraag door de IT SPOC zelf gebeurde.

Veld Role in project

De waarden in dit veld zijn Local Study Lead, Local Study Associate en Local Study Support. Meer gedetailleerde informatie over deze rollen vindt u in Gebruikersrollen in HD4DP v2.

Veld Application

Dit veld bevat de applicatie die u hebt geselecteerd in het formulier Request Access (End-User) of het formulier Access Request voor toegang tot de volksgezondheidsprojecten: HD4DP2.0 of Healthstat.be.

Veld Project code

In dit veld voert u het nummer van het Healthdata.be businessproject (HDBPnnnn) in.

Als u dit nummer gebruikt in de zoekopdracht van de vrij toegankelijke FAIR portal (fair.healthdata.be), wordt de dataset voor dit project weergegeven.

U kunt dit nummer ook invoeren als zoekopdracht in het veld Advanced search op de Healthdata.be docs pages om de overeenkomstige documentatie op te halen.

Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!

Bart.Servaes di, 04/25/2023 - 13:10

SPOC acties

SPOC acties

In dit artikel bespreken we de verschillende acties van een SPOC meer in detail.

SPOC acties na een aanvraag

De SPOC wordt verwittigd, wanneer een collega een aanvraag voor toegang heeft ingediend, zodat hij via de overzichtstabel alle aanvragen voor zijn organisatie kan beheren.

Om de overzichtstabel te openen, navigeert de SPOC naar "My Profile" om er het tabblad "Requests overview" te selecteren. Het overzicht van de aanvragen wordt geopend (zie figuur hieronder).

In het veld Actions wordt een Approve/Reject selectieknop weergegeven naast elke aanvraag met de status created of approval_requested (in blauw kader). De SPOC heeft nu de mogelijkheid om twee acties uit te voeren: de aanvraag van de gebruiker goedkeuren (Approve) of deze weigeren (Reject).

Bij selectie van Approve, en na bevestiging van deze actie, verandert de status van de aanvraag in "approved_rae". De gegevens in de velden Updated en Completed worden overeenkomstig bijgewerkt zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeeldingen. Vanaf het ogenblik dat het register productie gaat, wordt de account automatisch gegenereerd en ontvangt de gebruiker de nodige credentials per e-mail.

Goedkeuren:

Pop-upvenster bevestigingsvraag:

Goedgekeurd:

Als u nu naar het overzicht terugkeert, zult u merken dat de status van de aanvraag is gewijzigd in "approved_rae". De selectieknop Approve/Reject in de kolom Actions is verdwenen.

Bij selectie van Reject, en na bevestiging van deze actie, krijgt de aanvraag de status "rejected". De gegevens in de velden Updated en Completed worden overeenkomstig bijgewerkt. Een geweigerde aanvraag blijft ter informatie in het overzicht staan. Vergelijk volgende schermafbeeldingen:

Weigeren:

Pop-upvenster bevestigingsvraag:

Geweigerd:

De aanvrager wordt bovendien per e-mail op de hoogte gebracht van de geweigerde aanvraag:

Dear,

Your request for access to EAM was rejected.

Please contact your HD4DP SPOC for more information.

Best regards
Healthdata Support

This documentation is being updated regularly. We try to provide as correct, complete and clear as possible information on these pages. Nevertheless, if you see anything in the documentation that is not correct, does not match your experience or requires further clarification, please create a request (type : request for information) via our portal (https://sciensano.service-now.com/sp) or send us an e-mail via support.healthdata@sciensano.be to report this documentation issue. Please, do not forget to mention the URL or web address of the page with the documentation issue. We will then adjust the documentation as soon as possible. Thank you!
Bart.Servaes di, 04/25/2023 - 13:14

Support service van healthdata.be

Support service van healthdata.be

De Service Desk van healthdata.be (Sciensano) ondersteunt de gebruikers van onze applicaties en services, en biedt een antwoord op vragen en problemen als deze zich voordoen.

De Service Desk richt zich op de diensten van onze IT Services (HD4DP, HD4RES, healthstat.be, …) en helpt u met accounts en wachtwoorden. Voor vragen over de inhoud en doelstelling(en) van de projecten verwijzen we graag naar de beherende onderzoeksorganisaties.

Voor een zo efficiënt mogelijke afhandeling van uw verzoek adviseren wij u om gebruik te maken van ons serviceportaal: https://sciensano.service-now.com/sp.

Hieronder vindt u een rooster met uren waarop onze Service Desk voor ondersteuning beschikbaar is:

Bart.Servaes di, 09/19/2023 - 13:47

Hoe een incident melden

Hoe een incident melden

De dienst healthdata.be (Sciensano) behandelt elke melding van een incident volgens een Standard Operating Procedure (SOP). Een publieke versie van deze SOP "HD Incident Management Process" is ook beschikbaar op deze docs.healthdata.be portaal.

Om een incident te melden met betrekking tot de projecten en applicaties die in productie zijn, en gefaciliteerd of beheerd worden door de service healthdata.be van Sciensano, dient u eerst in te loggen op het HD Service- en Supportportaal: https://sciensano.service-now.com/sp.

Na de inlogstap komt u op de hoofdpagina van het portaal.

Op de hoofdpagina, moet je "Hulp vragen" selecteren.

Er verschijnt een nieuwe pagina met de titel "Creëer een incident".

U kunt nu uw incident of probleem documenteren door de volgende informatie te verstrekken:

Geef aan hoe dringend het is dat uw probleem moet worden opgelost op basis van de bedrijfskritische aard ervan.

Gelieve aan te geven welk soort probleem u ondervindt.

Wanneer het probleemtype "Application" is geselecteerd, verschijnen er twee extra velden: "Naam van het project" en "Application".

Gelieve de juiste informatie te selecteren.

Geef een duidelijke en korte beschrijving (1 zin) van het onderwerp van uw probleem.

Gelieve het probleem in detail te beschrijven. De volgende aspecten zijn belangrijk voor ons om het probleem te begrijpen en op te lossen:

  • een beschrijving van de acties die u wilt uitvoeren maar niet kunt uitvoeren (Bv.: geef ons veldnaam, validatieregel, knop, etc.)
  • een beschrijving (indien mogelijk) van de opeenvolgende stappen die u neemt om de healthdata.be-service of -applicatie waarvoor u ondersteuning nodig hebt, te gebruiken
  • een korte beschrijving van het technische probleem dat u ondervindt (Bv.: foutmeldingen)

Wij raden u aan een schermafbeelding toe te voegen die het probleem beschrijft (BELANGRIJK: verstrek ons geen patiëntgegevens!).

U kunt de schermafbeelding toevoegen door op "Add attachments" te drukken

Aan de rechterkant van het formulier staan de verplichte informatie-elementen van het Incidentenformulier. Wanneer deze velden zijn ingevuld, verdwijnen deze veldnamen in het vak "required information" (verplichte informatie).

Alleen als alle verplichte velden zijn ingevuld, kan een formulier worden verzonden, door op de groene "Indienen" knop te drukken.

Indien niet alle verplichte velden zijn ingevuld, verschijnt bovenaan het formulier een waarschuwingsbericht.

Ook zullen de ontbrekende verplichte velden groen gemarkeerd worden.

Als het incidentenformulier met succes is ingediend, verschijnt in een nieuw scherm een overzicht van uw indiening.

Aan de rechterkant van het scherm vindt u de details, waaronder het Incidentnummer.

Aan de linkerkant van het scherm vindt u een tijdlijn van de afhandeling van uw incident, te beginnen met de creatie ervan.

Bart.Servaes do, 04/06/2023 - 12:13

Een verzoek om informatie over HD indienen

Een verzoek om informatie over HD indienen

Om een verzoek om informatie over het healthdata.be platform in te dienen, moet u eerst inloggen op het HD Service- en Supportportaal: https://sciensano.service-now.com/sp.

Na de inlogstap komt u op de hoofdpagina van het portaal.

Op de hoofdpagina moet u "Iets aanvragen" selecteren.

Er verschijnt een nieuwe pagina met de titels van de verschillende soorten verzoeken.

Selecteer het vakje "Verzoek om informatie over HD".

Er verschijnt een nieuwe pagina met de titels van het Verzoek om informatie over HD.

U kunt uw verzoek nu documenteren door de volgende informatie te verstrekken:

Beschrijf duidelijk en kort (1 zin) het onderwerp van uw verzoek om informatie.

Beschrijf in detail het verzoek om informatie.

Upload indien beschikbaar aanvullende documenten die relevant zijn voor dit verzoek om informatie.

Aan de rechterkant van het formulier staan de verplichte informatie-elementen van het aanvraagformulier. Wanneer deze velden zijn ingevuld, verdwijnen deze veldnamen in het vak "required information".

Alleen als alle verplichte velden zijn ingevuld, kan een formulier worden ingediend door op de groene knop "Indienen" te drukken.

Als niet alle verplichte velden zijn ingevuld, verschijnt boven aan het formulier een waarschuwing.

Ook de ontbrekende verplichte velden worden groen gemarkeerd.

Wanneer het aanvraagformulier met succes is ingediend, verschijnt een overzicht van uw aanvraag in een nieuw scherm.

Rechts op het scherm vindt u de details, waaronder het nummer van de Aanvraag.

Links op het scherm vindt u een tijdlijn van de behandeling van uw verzoek, te beginnen met uw aanmaak.

Bart.Servaes vr, 09/22/2023 - 11:10

Email security policy

Email security policy

WHAT IS THE PROBLEM?

Sciensano blocks e-mails from organizations if the configuration of their e-mail and/or DNS services allow potential abuse by spammers/attackers. More specifically, if the configuration enables other senders to impersonate your organisation by allowing them to mimic your organization’s e-mail “Header From”.

In other words, they can send phishing and spam mails that cannot be distinguished from genuine mails from your organization.

If you’re responsible for managing your ICT infrastructure, keep reading. If not, pass this message on to your ICT department or to the ICT service that’s managing your ICT infrastructure.

HOW TO SOLVE IT?

You’ll have to verify that your configuration complies with “Sender Alignment” security requirements.
More specifically, your mail services and DNS will have to be configured according to ICT standards.

These configurations are common, well-documented and supported by hosting companies. Some useful links:

We’ve noticed that this issue frequently occurs in organizations which moved their ICT infrastructure to cloud services such as Microsoft (O365), Amazon, Google, and MS Azure without properly configuring the ICT infrastructure which is not managed by these providers.

The configurations and recommendations need to be implemented on the customer’s ICT infrastructure, either internally or externally. DNS and Mail services are the main ICT platforms for these actions.

THE USE OF DIFFERENT DOMAINS IN THE MAIL SENDING PROCESS

E-mails contain an “Envelope From” and a “Header From”. Both need to match to avoid that the mail is blocked.

Some examples:

  1. A public service is using its new domain name in the “Header From” and its old domain name in the “Envelope From”.
  • Envelope From = noreply@publicservice.fgov.be
  • Header From = noreply@publicservice.belgium.be

➔ These e-mails will be blocked.

Remark: Because it’s a noreply address, the sender will not even be aware of us rejecting the e-mail …

2. An organization is using a cloud service (Freshservice) for its helpdesk tool and the “Envelope From” has not been customised.

• EnvelopeFrom = bounces+us.3.52773-helpdesk=organisation.be@emailus.freshservice.com
• Header From = helpdesk@organisation.be

➔ These e-mails will be blocked.

3. A company uses a cloud service (Amazon SES) to send the delivery notification and the “Envelope From” has not been customized.

  • Envelope From = 01020188573f374-96de6437-9134-45f4-8aa6-3e9ac18d5848-000000@euwest-1.amazonses.com
  • Header From = noreply@company.be

➔ These e-mails will be blocked.

Bart.Servaes di, 09/19/2023 - 12:22

Release notes

Release notes

April 19th, 2023

  • End-user Profile Validation

Implementation of an end-user profile validation flow in the Entity Access Management (EAM) system that requires users to complete their profiles, request validation, and receive approval from their organization's SPOC (RAE) before submitting access requests.

  • AuthorGroup selection for the End-Users

Implementation of the AuthorGroup selection functionality for end-users, aiming at data consistency and accuracy, reduced support requests and manual validation efforts.

  • Validation Check preventing from Duplicate Requests

Implementation of a validation check before finalizing and submitting an access request form.

February 28th, 2023

  • SPOC actions functionality

In the section IT SPOC under the Overview of the requests component the "Actions" column has been added to the overview. The fields in this column contain an Approve/Reject selection button next to requests with the status "approval_requested" or "created". You will find more detailed documentation of this new functionality in the section SPOC actions upon a request.

Bart.Servaes di, 04/25/2023 - 14:29