De dienst healthdata.be (Sciensano) behandelt elke melding van een incident volgens een Standard Operating Procedure (SOP). Een publieke versie van dit SOP HD Incident Management Process is ook beschikbaar op dit docs.healthdata.be-portaal.

To submit an incident related to projects and applications in production and facilitated or managed by Sciensano's healthdata.be service, you must first log into the HD Service and Support portal: https://sciensano.service-now.com/sp

After the login step, you will arrive at the main page of the portal.

On the main page, you must select "Get Help".

A new page with the title "Create an incident" will appear.

You can now document your incident or problem by providing the following information:
Please indicate the urgency of resolving your issue based on its criticality to the business.

Please indicate the type of problem you are experiencing.

When the problem type "Application" is selected, two additional fields appear: "Project Name" and "Application".

Please select the appropriate information.

Please describe clearly and briefly (1 sentence) the subject of your problem.

Please describe the problem in detail. The following aspects are important for us to understand and solve the problem:

• a description of the actions you want to perform but fail to perform (e.g. provide us with a field name, a validation rule, a button, etc.)
• a description (if possible) of the sequential steps you follow to use the service or the application of healthdata.be for which you need support;
• a brief description of the technical problem you are experiencing (e.g. error messages)

We strongly recommend that you add a screenshot describing the problem (IMPORTANT: do not provide us with patient data!).

You can add the screenshot by clicking on " Add attachments".

On the right side of the form, the mandatory information items of the incident form are listed. When these fields are completed, their names disappear from the "required information" box.

The form can only be submitted if all required fields are filled in, by pressing the green "Submit" button.

If all required fields have not been completed, a warning message will appear at the top of the form.

In addition, missing mandatory fields will be highlighted in green.

When the incident form has been successfully submitted, a preview of your submission appears in a new screen.

On the right side of the screen you will find the details, including the incident number.

On the left side of the screen, you will find a chronology of your incident processing, starting with your creation.

Om een verzoek om informatie over het healthdata.be platform in te dienen, moet u eerst inloggen op het HD Service- en Supportportaal: https://sciensano.service-now.com/sp.

Na de inlogstap komt u op de hoofdpagina van het portaal.

Op de hoofdpagina moet u "Iets aanvragen" selecteren.

Er verschijnt een nieuwe pagina met de titels van de verschillende soorten verzoeken.

Selecteer het vakje "Verzoek om informatie over HD".

Er verschijnt een nieuwe pagina met de titels van het Verzoek om informatie over HD.

U kunt uw verzoek nu documenteren door de volgende informatie te verstrekken:

Beschrijf duidelijk en kort (1 zin) het onderwerp van uw verzoek om informatie.

Beschrijf in detail het verzoek om informatie.

Upload indien beschikbaar aanvullende documenten die relevant zijn voor dit verzoek om informatie.

Aan de rechterkant van het formulier staan de verplichte informatie-elementen van het aanvraagformulier. Wanneer deze velden zijn ingevuld, verdwijnen deze veldnamen in het vak "required information".

Alleen als alle verplichte velden zijn ingevuld, kan een formulier worden ingediend door op de groene knop "Indienen" te drukken.

Als niet alle verplichte velden zijn ingevuld, verschijnt boven aan het formulier een waarschuwing.

Ook de ontbrekende verplichte velden worden groen gemarkeerd.

Wanneer het aanvraagformulier met succes is ingediend, verschijnt een overzicht van uw aanvraag in een nieuw scherm.

Rechts op het scherm vindt u de details, waaronder het nummer van de Aanvraag.

Links op het scherm vindt u een tijdlijn van de behandeling van uw verzoek, te beginnen met uw aanmaak.

WAT IS HET PROBLEEM?

We blokkeren e-mails van uw organisatie omdat de configuratie van uw e-mail- en/of DNS-diensten mogelijk misbruik door spammers / hackers mogelijk maakt. Meer in het bijzonder stelt uw huidige configuratie andere afzenders in staat om zich als uw organisatie voor te doen door hen toe te staan de "Header From" van de e-mail van uw organisatie na te bootsen.

Met andere woorden, ze kunnen phishing- en spamberichten versturen die niet te onderscheiden zijn van echte e-mails van uw organisatie.

Als u verantwoordelijk bent voor het beheer van uw ICT-infrastructuur, lees dan verder. Als u niet de verantwoordelijke bent, geef dit bericht dan door aan uw ICT-afdeling of aan de ICT-dienst die uw ICT-infrastructuur beheert.

HOE LOST U DIT OP?

U dient te controleren of uw configuratie voldoet aan de beveiligingseisen voor “Sender Alignment”. Meer specifiek moeten uw maildiensten en DNS geconfigureerd worden volgens ICT-standaarden.

Deze configuraties zijn gangbaar, goed gedocumenteerd en worden ondersteund door hostingbedrijven:

• https://dmarcian.com/alignment/
• https://mxtoolbox.com/dmarc/spf/spf-alignment
• https://o365info.com/how-does-sender-verification-work-how-we-identify-spoof-mail-the-fiveheros-spf-dkim-dmarc-exchange-and-exchange-online-protection-part-9-of-9/

We hebben gemerkt dat dit probleem vaak voorkomt bij organisaties die hun ICT-infrastructuur hebben verplaatst naar Cloud services zoals Microsoft (O365), Amazon, Google en MS Azure zonder de ICT-infrastructuur goed te configureren. (Die wordt immers niet beheerd door deze providers).

De configuraties en aanbevelingen moeten worden geïmplementeerd op de ICT-infrastructuur van de klant, ongeacht of die intern of extern is. DNS en Mailservices zijn de belangrijkste ICT-platformen voor deze acties.

HET GEBRUIK VAN VERSCHILLENDE DOMEINEN BIJ HET VERZENDEN VAN E-MAILS

E-mails bevatten een "Envelope From" en een "Header From". Beide moeten overeenkomen om te voorkomen dat de e-mail wordt geblokkeerd.

Enkele voorbeelden:

1. Een openbare dienst gebruikt zijn nieuwe domeinnaam in de “Header From” en zijn oude domeinnaam in de “Envelope From”.

• Envelope From = noreply@publicservice.fgov.be
• Header From = noreply@publicservice.belgium.be

➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.

Remark: Omdat het een noreply adres is, zal de afzender niet eens merken dat de e-mail geweigerd wordt …

2. Een organisatie gebruikt een Cloud-service (Freshservice) voor haar helpdesktool en de “Envelope From” is niet aangepast.

• EnvelopeFrom = bounces+us.3.52773-helpdesk=organisation.be@emailus.freshservice.com
• Header From = helpdesk@organisation.be

➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.

3. Een bedrijf gebruikt een Cloud service (Amazon SES) om de leveringsmelding te versturen en de “Envelope From” is niet aangepast.

• Envelope From = 01020188573f374-96de6437-9134-45f4-8aa6-3e9ac18d5848-000000@euwest-1.amazonses.com
• Header From = noreply@company.be

➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.