Surveillance of infectious diseases in children by paediatricians and GPs: Measles
Surveillance of infectious diseases in children by paediatricians and GPs: MeaslesWelcome at the technical documentation pages for the project "Surveillance of infectious diseases in children by paediatricians and GPs: Measles (PEDISURV Measles)", provided by the service healthdata.be (Sciensano).
These pages provide information about the technical processes of the project. The following sections are (will be) provided:
- General project information
- The data collection
- The data transfer (documentation in progress)
- The data validation (documentation in progress)
- The data analysis (documentation in progress)
- The data reporting and visualisation (documentation in progress)
For scientific information of the project, please contact the primary organization that oversees implementation of project (see section "General project information").
General PEDISURV_MEASLES project information
General PEDISURV_MEASLES project informationProject name
Surveillance of infectious diseases in children by paediatricians and GPs: Measles
Project abbreviation
PEDISURV_MEASLES
Project code
HDBP0300
Primary organization that oversees implementation of project
- Sciensano
Partner organization participating in project
- Not available
Organization that commissioned this project
- Agence pour une Vie de Qualité (AVIQ)
- Commission communautaire commune de la région de Bruxelles-Capitale (COCOM)
- Zorg en Gezondheid (ZG)
Organization providing monetary or material support
- Agence pour une Vie de Qualité (AVIQ)
- Commission communautaire commune de la région de Bruxelles-Capitale (COCOM)
- Zorg en Gezondheid (ZG)
- National Institute for Health and Disability Insurance (RIZIV-INAMI)
Brief project description
The World Health Organization (WHO) identified a number of targets for vaccine preventable disease control. A goal of global eradication of poliomyelitis has been set and a strategic plan for eliminating measles and rubella infection exists for some of the WHO Regions. The European Region of WHO has been certified polio-free in June 2002 and elimination of measles and rubella in the Region is targeted by 2015. Prior to stopping polio immunization, it will be necessary to certify the absence of wild poliovirus circulation from every country in the world. For a region to be certified polio-free, each country needs to demonstrate the absence of wild poliovirus transmission for at least three consecutive years in the presence of excellent surveillance. In order to ensure that wild polioviruses do not circulate and any newly imported virus is rapidly detected, children with limb weakness of sudden onset are tested to rule out poliovirus in acute flaccid paralysis (AFP). Poliomyelitis is a mandatory reportable disease in Belgium, but up to 2002, there was no surveillance system for AFP. Surveillance of measles in Belgium occurred through a sentinel network of General Practitioners up to 2000. With incidence of measles decreasing to low levels, the sentinel network of GPs was considered inappropriate to assure further surveillance and surveillance of measles stopped.
In order to fulfil the criteria of the World Health Organisation for certification of polio-free status, and to implement WHO recommendations regarding measles elimination, a surveillance system of AFP and measles in Belgium was set up in October 2002. A steering committee with representatives from paediatric associations, the Communities and the WIV-ISP decides on the criteria and diseases being included in the surveillance system. Rubella surveillance was stopped in December 2004. In October 2005 Invasive pneumococcal disease (IPD) surveillance was added to monitor the impact of the pneumococcal conjugated vaccine. In January 2007 congenital rubella syndrome (CRS) was added assure further surveillance of rubella. Haemolytic Uremic Syndrome (HUS) was added in March 2009 to monitor incidence and cases associated with Enterohemorrhagic. From October 2009 until April 2010 surveillance of Pandemic H1N1 influenza was carried out. From November 2011 until October 2012 surveillance of varicella cases was carried out.
Following the success of the British Paediatric Surveillance Unit (BPSU) for surveillance of rare paediatric diseases, the same methodology has been adopted to set up a surveillance system in Belgium in October 2002, using a monthly reporting system of several rare paediatric conditions: AFP, measles, mumps and rubella. Surveillance is carried out by paediatricians covering the whole country. Since vaccine coverage for the first dose of measles vaccine in Brussels is the lowest in Belgium, general practitioners for the Brussels Capital Region have also been invited to participate in the surveillance. Reporting is done on a voluntary base, through an Internet website or by returning a form by mail in the first week of each month. Zero reporting is requested to assess cases that are not reported by omission. Doctors reporting a case receive a (web based) questionnaire to collect epidemiological data. Surveillance is completed by information on laboratory confirmed cases reported by a nationwide network of sentinel laboratories and the National Reference Centres and cases reported by the health inspectors of the communities.
Regulatory framework of this project
Consult the regulatory framework information published on the fair.healthdata.be pages.
De PEDISURV_MEASLES datacollectie
De PEDISURV_MEASLES datacollectieOrganizations and/or individuals that provide data
Not available
Start date of the data collection
Not available
End date of the data collection
Ongoing
Periodicity of the data collection
Continuous
De PEDISURV_MEASLES datacollectiedefinitie (HDBP0300)
De PEDISURV_MEASLES datacollectiedefinitie (HDBP0300)In het onderstaande bestand vindt u de specificaties van de datacollectiedefinitie (DCD, data collection definition) van het project PEDISURV_MEASLES. Het betreft een gedetailleerde beschrijving van de inhoud van een DCD met veldnamen, formaten, waarden, validatieregels, helpteksten, foutmeldingen, vertalingen... Deze specificaties werden gebruikt voor het opstellen van de formulieren, csv's en API's in dit project welke u ook in deze projecthandleiding kunt vinden.
Deze documentatie wordt regelmatig bijgewerkt. We proberen de informatie zo correct, volledig en zo duidelijk mogelijk weer te geven. Als u desondanks iets in de documentatie ziet dat niet correct is, niet overeenkomt met uw ervaring, of verdere verduidelijking vereist, maak dan een verzoek aan (type: verzoek om informatie) via ons portaal (https://sciensano.service-now.com/sp) of stuur ons een e-mail via support.healthdata@sciensano.be om dit documentatieprobleem te melden. Vergeet niet de URL of het webadres van de pagina met het documentatieprobleem te vermelden. Wij zullen de documentatie dan aanpassen. Bedankt!Beschrijving van de PEDISURV_MEASLES dataflow
Beschrijving van de PEDISURV_MEASLES dataflowHieronder beschrijven we (op hoog niveau) de PEDISURV MUMPS dataflow tussen de gegevensverstrekker en het healthdata.be-platform.
Stap 1. (Automatische) gegevensexport uit de systemen van de gegevensverstrekker naar HD4DP v1 en voorinvulling van formulieren indien niet volledig.
Stap 2. Handmatige registratie (de novo of aanvulling) van gegevens in de formuliercomponent van HD4DP v1.
Stap 3. Overdracht van patiëntgegevens en registratiegegevens van HD4DP v1 naar eHBox messaging client van HCO (HCO UM/EM)
Stap 4. Overdracht van patiëntgegevens en registratiegegevens uit de eHBox messaging client van HCO (HCO UM/EM) naar de TTP-service van eHealth.
Stap 5. Overdracht van geanonimiseerde patiëntengegevens en registratiegegevens van de TTP-service van eHealth naar de eHBox messaging client van HD (HD UM/EM)
Stap 6. Overdracht van geanonimiseerde patiëntengegevens en registratiegegevens uit de eHBox messaging client van HD (HD UM/EM) naar HDRES v1
Stap 7. Overdracht van geanonimiseerde patiënten-ID's en variabele registratiegegevens uit HD4RES v1 naar de gegevensvalidatie-omgeving op HD DHW
Beschrijving van de toekomstige PEDISURV_MEASLES dataflow
Beschrijving van de toekomstige PEDISURV_MEASLES dataflowStap 1. Automatische data export vanuit systemen van Data Provider naar HD4DP v2 en prefill van formulieren indien niet volledig.
Stap 2. Handmatige registratie (de novo of aanvulling) van gegevens in formuliercomponent van HD4DP v2.
Stap 3. Directe real time overdracht van registervariabelen en technische ID van record van HD4DP v2 naar HD.
Stap 4. Overdracht van patiëntidentifiers en technische ID van dossier van HD4DP v2 naar eHBox-berichtenclient van HCO (HCO UM/EM).
Stap 5. Overdracht van patiëntidentifiers en technische ID van dossier van eHBox-berichtencliënt van HCO (HCO UM/EM) naar TTP-dienst van eHealth.
Stap 6. Overdracht van gepseudonimiseerde patiëntidentificatoren en technische ID van dossier van TTP-dienst van eHealth naar eHBox-berichtenclient van HD (HD UM/EM).
Stap 7. Overdracht van gepseudonimiseerde patiëntidentificatoren en technische ID van het dossier van de eHBox-client voor berichtenverkeer van HD (HD UM/EM) naar de HD-integratie-engine.
Stap 8. Samenvoeging en overdracht van gepseudonimiseerde patiënt-ID's, registervariabelen en technische ID's van records van de HD-integratie-engine naar de gegevensvalidatieomgeving op de DHW.
HD4DP v1
HD4DP v1Wij willen u erop wijzen dat HD4DP v1 binnen afzienbare tijd wordt vervangen door HD4DP v2.
De precieze datum waarop dit project beschikbaar zal zijn in HD4DP v2, wordt binnenkort gecommuniceerd.
Algemene beschrijving van de applicatie HD4DP v1
Algemene beschrijving van de applicatie HD4DP v1HD4DP v1 is een lokale applicatie die toegankelijk is via een webbrowser. De applicatie werd ontwikkeld door Healthdata.be (Sciensano) en is geïnstalleerd op de site van de gegevensprovider die er data mee kan extraheren uit het primaire systeem en deze data eventueel kan toewijzen aan een of meer gegevensverzamelingen.
Vragen die niet kunnen worden beantwoord door de primaire systemen, kunnen handmatig worden beantwoord in ‘vooraf ingevulde’ formulieren.
Het doel is om zoveel mogelijk vooraf ingevulde elementen in zoveel mogelijk documenten te plaatsen.
Als de registraties volledig zijn, kunnen de gegevens worden overgedragen naar het centrale dataplatform healthdata.be. Voor deze overdracht maakt HD4DP v1 verbinding met de ehealth messaging software van de gegevensverstrekker. De documenten worden centraal beheerd via metadata.
Gebruikershandleiding van de applicatie HD4DP v1
Gebruikershandleiding van de applicatie HD4DP v1Een uitgebreide gebruikershandleiding, zowel voor deelnemende gezondheidszorginstellingen als hun IT-dienstverleners, is beschikbaar op dit docs.healthdata.be portaal: https://docs.healthdata.be/hd4dp-v1.
Account aanvragen voor HD4DP v1
Account aanvragen voor HD4DP v1Om toegang te krijgen tot de HD4DP v1 applicatie, heeft u een account nodig, een gebruikersnaam en een wachtwoord. Als u geen account hebt, kunt u er een aanvragen door de onderstaande stappen te volgen. Als u een account hebt, volg dan de instructies onder 'Aanmelden' aan het einde van deze pagina.
- Open de link voor de HD4DP v1 applicatie. Het volgende scherm wordt geopend:
- Klik op de link Account aanvragen op de inlogpagina.
- Vul het aanvraagformulier in:
- Vul een gebruikersnaam, voornaam, familienaam en e-mailadres in
- Selecteer de organisatie en de datacollectie(s)
- Vul het veld E-mail van aanvrager in als een persoon een account aanvraagt voor een derde persoon
- Druk op de knop Aanvraag om het verzoek in te dienen
- Bevestigingsmails worden gestuurd naar de persoon voor wie de account is aangevraagd, alsook naar de aanvrager, indien het veld "Email van aanvrager" is ingevuld.
- De goedkeuring of afwijzing van de gebruikersaccount wordt per e-mail bevestigd. Afhankelijk van uw organisatie kan dit een paar uur duren.
- Deze actie wordt uitgevoerd door een HD4DP v1 beheerder in uw organisatie
- De bevestigingsmails zal alle nodige informatie bevatten om in te loggen
Aanmelden
Aanmelden bij de HD4DP v1 applicatie verloopt in 3 stappen:
- Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in de daartoe bestemde velden in
- Selecteer de correcte organisatie
- Klik op "Log in"
Een registratie creëren in HD4DP v1
Een registratie creëren in HD4DP v1In het Data Collection-scherm ziet de gebruiker de bestaande registers. Vanuit dit scherm kan een gebruiker dan een datacollectie starten.
Het creëren en verzenden van een registratie bestaat uit vier stappen:
- Selecteer het register om een registratie te creëren
- Klik op de knop Nieuwe registratie
- Vul het registratieformulier in en gebruik volgende knoppen om de registratie op te slaan of te versturen
- Sla de registratie zo nodig tijdelijk op. De status van de record is Open voor opgeslagen registraties
- Verstuur de registratie indien er geen validatiefouten meer zijn. De status van de registratie verandert in In transit
- Wanneer de record is verwerkt, verandert de status in Verstuurd
Zodra een registratie verzonden is, verschijnt in de kolom van de bevestigingsstatus de melding Pending.
- Bij ontvangst van de registratie verschijnt de melding OK; als de registratie niet binnen de 48 uur is ontvangen, verschijnt de melding NOK. Bij de status 'NOK' zal de software tot 10 dagen na de initiële verzending automatisch proberen om de registratie te verzenden
- Voor de statussen In transit, Correcties nodig en Goedgekeurd is de statusbevestiging leeg, omdat de registratie nog niet is verzonden
- Een registratie kan eventueel Opnieuw geopend worden, zolang de status van de registratie 'Verstuurd' is
Een registratie wijzigen in HD4DP v1
Een registratie wijzigen in HD4DP v1Een gebruiker kan een registratie wijzigen en voltooien in vier stappen:
- Selecteer het register waarvan u een of meer registraties wenst te wijzigen
- Klik op de registratie die moet worden gewijzigd, en vul het formulier volledig in. De status van de record is dan:
- Open voor registraties die handmatig werden opgeslagen of door een csv-bestand up te loaden
- Correcties nodig voor registraties met fouten
- Sla de registratie tijdelijk op indien nodig. De status van de record wordt Open voor opgeslagen registraties
- Verzend de registratie als er geen validatiefouten meer zijn
- De status van de registratie verandert in Verzenden bezig
- Wanneer de record is verwerkt, verandert de status in Verzonden
Zodra een registratie verzonden is, verschijnt in de kolom van de statusbevestiging de melding In behandeling.
- Bij ontvangst van de registratie verschijnt de melding OK; als de registratie niet binnen de 48 uur is ontvangen, verschijnt de melding NOK. Bij de status 'NOK' zal de software tot 10 dagen na de initiële verzending automatisch proberen om de registratie te verzenden
- Voor de statussen Verzenden bezig, Correcties noodzakelijk en Goedgekeurd is de statusbevestiging leeg, omdat de registratie nog niet is verzonden
- Een registratie kan eventueel Opnieuw geopend worden, zolang de status van de registratie 'Verzonden'
Een registratie verwijderen in HD4DP v1
Een registratie verwijderen in HD4DP v1Alleen registraties met de status 'open' en 'correcties nodig' kunnen worden verwijderd.
De volgende stappen zijn nodig om de registratie te verwijderen:
- Selecteer het register en de versie waarvoor u een registratie wilt verwijderen:
- Selecteer de registratie(s) die u wilt verwijderen
- Selecteer de knop 'Acties' en kies de optie 'Registraties verwijderen'
- Selecteer 'ja' om te bevestigen
Technische handleiding van de applicatie HD4DP v1
Technische handleiding van de applicatie HD4DP v1 Jonas.VanBussel vr, 08/11/2023 - 10:44HD4DP v1 csv upload
HD4DP v1 csv uploadThe content of this page is only available in EN. Select the EN language button to read it.
Create a csv for HD4DP v1
Create a csv for HD4DP v1Processing registrations in bulk is done by uploading CSV files. These files are plain text files which can contain multiple registrations at once and are extracted from your primary system.
The first step is to create the file correctly.
Using a CSV editor
While Excel is a fine tool to view CSV’s, we do not recommend it to edit CSVs. Instead use notepad++ or any other text editor. Here are a few risks you should be aware of when editing a CSV in Excel. Excel will interpret the content, which may lead to changes:
- Leading zeros disappear in fields that are recognized as numeric fields
- Entries like 3-9 can become March-9
- The only accepted date format DD/MM/YYYY can be modified (e.g. To DD/MM/YY)
- The decimal separator can differ from that in HD4DP, a semicolon wil lead to a correct upload
- When saving a file as .csv, Excel uses the default field separator. HD4DP only accepts CSV with a semicolon as separator. This default setting can be adapted in the properties of your computer.
- CSV encoding must be in UTF-8.
Setting up the document
Every column in the CSV file needs to be recognized as a field of the register by the HD4DP application. Therefor each column in the file must be identical by the technical name of the field in the register.
Tip: Downloading (manually) entered data from HD4DP will guide you in formatting a CSV file and may help during the development of the CSV extraction from the primary systems.
The Data Collection Definition (DCD) specifications for a register and its fields are defined and documented on this documentation portal.
Each field in the form can be completed through a value in a CSV file.
An example field is “Date of last follow-up”, shown in the screenshot below.
This field is of the type “date” and is required (*). Within the technical documentation of this data collection, this is shown as follows:
To include this field in a CSV upload file, it is sufficient to create a column with the name “date_of_last_followup” and populate it with the appropriate data i.e. a date in the format dd/mm/yyyy.
Fields can be required, read-only and computed (automatically calculated). Fields can also have a default value.
This information is present in the detailed technical description for each data collection.
General requirements
- The column separator is the semicolon (;)
- The decimal separator for numbers is the comma (,)
- The date format is dd/mm/yyyy
Basic content types
Depending on the type of the field, a different representation of the data is expected. The table below describes the different basic types and the rules on how to provide the content for these types.
| Content type | Expected format/content |
| boolean | TRUE, FALSE |
| date | dd/mm/yyyy |
| choice | code from choice list |
| list | option1_label|option2_label|etc. |
| multiline | free text |
| number | number (decimal separator = ,) |
| patientID | SSIN number. If the person does not have a SSIN, leave this field blank. |
| questionnaire | code from questionnaire answer list |
| text | ● free text ● if a binding reference list is used: a code from the reference list ● if a non-binding reference list is used: a code from the reference list or free text |
| attachment | ● expected format/content: Name of the file that must be attached (e.g. protocol.txt). ● expected extension: .txt ● file must be stored in the same folder as the folder that is used for the CSV-upload |
Advanced content types
Other than these simple types, more complex data structures can be used, as shown in the table below. Each of these types is explained in more detail below the table.
| Content type | CSV column name | Expected format |
| fields within fieldset | fieldset_label|field_label | depending on the field type |
| list (1 field) | list_label|field | value1|value2|etc |
| list (block of fields) | list_label|0|field1 list_label|0|field2 list_label|1|field1 list_label|1|field2 etc. | depending on the field type |
| nested fields below choice or multichoice | choice_label|nested_item | depending on the field type |
Fieldset
A fieldset is a collection of fields, as shown in the image below:
Anthropometry is the title of the fieldset, and this fieldset contains two fields, weight and height. Fieldsets fieldsets do not have a number cfr. image below - Anthropometry.
Sections do not have an impact on the CSV file, whereas fieldsets do. The title of the fieldset must be included in the field name column as follows: fieldset_label|field_label.
E.g. for the two Anthropometry fieldset fields weight and height below, the correct CSV column headers are: anthropometry|weight en anthropometry|height.
Lists
A list is also a collection of fields, like a fieldset, but with the additional property that the collection of fields can be repeated.
An example is shown in the image below: “Birthdays of the biological children for this patient” is a list. One list item consists of two fields, “Child birth month” and “Child birth year”. For each child, a list item can be added.
The CSV column names consist of the list header label and the field label (as for fieldsets), together with a counter to distinguish the different list items. The correct CSV column names for the two list items below are:
- birthdays_of_the_biological_children_for_this_patient|00|child_birth_month
- birthdays_of_the_biological_children_for_this_patient|00|child_birth_month
- birthdays_of_the_biological_children_for_this_patient|01|child_birth_month
- birthdays_of_the_biological_children_for_this_patient|01|child_birth_year
Please note that for every line, the numbers should increment, starting from 0 (|00|,|01|, .. is ok, |01|, |03|, ... is not). You can't have blank values for |00| and filled values for a higher number.
Please note that the numbering requires a stable format, meaning the number of characters used by the number has to be constant. You can't have one record using |00| and another using |0|. Generally we advice to use a string length of 2 digits.
For lists consisting of 1 field a simplified implementation is possible. The CSV column header only consists of the list header label and multiple values are provided in the one column, separated by a pipe (|).
E.g. for the list in the image below, the CSV column header is diagnosis_orphacode and the content of the column is 562|702. This is the example of a text field with a reference list: providing the codes of the reference list is sufficient.
Nested fields
Nested fields are fields that only become available when specific options are selected in the form. An example is shown below: the field “Specify” only becomes available if the checkbox “Other” is marked. These fields also have a combined CSV column header, consisting of the choice list label and the field label. For the example below, the correct CSV column header is hence base_of_diagnosis|specify.
Attachments
When a CSV is prepared and put in the provisioning folder, it can contain references to attachments for data collections that specifically allow this.
These references are relative paths to the file location. If such a reference is present in the CSV file, the attachment content is uploaded and linked to the created registration. The attachment is then available in the HD4DP client as well as in the HD4RES client when the registration is submitted.
The maximum file size for attachments is 6 MB.
If a data collection permits you to send attachments you should have the column name to use in the CSV. If not, you should be able to find it at https://www.healthdata.be/dcd/#/collections or you can contact Support.Healthdata@sciensano.be.
Add the column name to the header of the CSV and add the file names as values in the column.
Example: “picture.png”
Put the CSV file in the correct provisioning folder (organization sub folder, then in the register sub folder), along with a “picture.png” file of your choice. The application picks the CSV file and creates a new registration.
Open the registration and verify the attachment has correctly been uploaded.
CSV-download en -upload voor stabiele gegevens
CSV-download en -upload voor stabiele gegevensThe content of this page is only available in EN. Select the EN language button to read it.
Support Service of healthdata.be
Support Service of healthdata.beThe Service Desk of healthdata.be (Sciensano) helps users of our applications and services and deals with requests and problems when they arise.
The Service Desk focuses on those services run by our IT Services (HD4DP, HD4RES, healthstat.be,...) and helps you with accounts and passwords. For questions about the content and objective(s) of the projects, we kindly refer to the managing research organizations.
For most efficient processing of your request, we advise you to use our service portal: https://sciensano.service-now.com/sp.
Please find below our support window hours:
How to report an incident
How to report an incidentThe healthdata.be service (Sciensano) processes each incident report according to a Standard Operating Procedure (SOP). A public version of this SOP "HD Incident Management Process" is also available on this portal docs.healthdata.be.
To submit an incident related to projects and applications in production and facilitated or managed by Sciensano's healthdata.be service, you must first log into the HD Service and Support portal: https://sciensano.service-now.com/sp.
After the login step, you will arrive at the main page of the portal.
On the main page, you must select "Get Help".
A new page with the title "Create an incident" will appear.
You can now document your incident or problem by providing the following information:
Please indicate the urgency of resolving your issue based on its criticality to the business.
Please indicate the type of problem you are experiencing.
When the problem type "Application" is selected, two additional fields appear: "Project Name" and "Application".
Please select the appropriate information.
Please describe clearly and briefly (1 sentence) the subject of your problem.
Please describe the problem in detail. The following aspects are important for us to understand and solve the problem:
- a description of the actions you want to perform but fail to perform (e.g. provide us with a field name, a validation rule, a button, etc.)
- a description (if possible) of the sequential steps you follow to use the service or the application of healthdata.be for which you need support;
- a brief description of the technical problem you are experiencing (e.g. error messages)
We strongly recommend that you add a screenshot describing the problem (IMPORTANT: do not provide us with patient data!).
You can add the screenshot by clicking on "Add attachments".
On the right side of the form, the mandatory information items of the incident form are listed. When these fields are completed, their names disappear from the "required information" box.
The form can only be submitted if all required fields are filled in, by pressing the green "Submit" button.
If all required fields have not been completed, a warning message will appear at the top of the form.
In addition, missing mandatory fields will be highlighted in green.
When the incident form has been successfully submitted, a preview of your submission appears in a new screen.
On the right side of the screen you will find the details, including the incident number.
On the left side of the screen, you will find a chronology of your incident processing, starting with your creation.
Een verzoek om informatie over HD indienen
Een verzoek om informatie over HD indienenOm een verzoek om informatie over het healthdata.be platform in te dienen, moet u eerst inloggen op het HD Service- en Supportportaal: https://sciensano.service-now.com/sp.
Na de inlogstap komt u op de hoofdpagina van het portaal.
Op de hoofdpagina moet u "Iets aanvragen" selecteren.
Er verschijnt een nieuwe pagina met de titels van de verschillende soorten verzoeken.
Selecteer het vakje "Verzoek om informatie over HD".
Er verschijnt een nieuwe pagina met de titels van het Verzoek om informatie over HD.
U kunt uw verzoek nu documenteren door de volgende informatie te verstrekken:
Beschrijf duidelijk en kort (1 zin) het onderwerp van uw verzoek om informatie.
Beschrijf in detail het verzoek om informatie.
Upload indien beschikbaar aanvullende documenten die relevant zijn voor dit verzoek om informatie.
Aan de rechterkant van het formulier staan de verplichte informatie-elementen van het aanvraagformulier. Wanneer deze velden zijn ingevuld, verdwijnen deze veldnamen in het vak "required information".
Alleen als alle verplichte velden zijn ingevuld, kan een formulier worden ingediend door op de groene knop "Indienen" te drukken.
Als niet alle verplichte velden zijn ingevuld, verschijnt boven aan het formulier een waarschuwing.
Ook de ontbrekende verplichte velden worden groen gemarkeerd.
Wanneer het aanvraagformulier met succes is ingediend, verschijnt een overzicht van uw aanvraag in een nieuw scherm.
Rechts op het scherm vindt u de details, waaronder het nummer van de Aanvraag.
Links op het scherm vindt u een tijdlijn van de behandeling van uw verzoek, te beginnen met uw aanmaak.
E-mailveiligheidsbeleid
E-mailveiligheidsbeleidWAT IS HET PROBLEEM?
We blokkeren e-mails van uw organisatie omdat de configuratie van uw e-mail- en/of DNS-diensten mogelijk misbruik door spammers / hackers mogelijk maakt. Meer in het bijzonder stelt uw huidige configuratie andere afzenders in staat om zich als uw organisatie voor te doen door hen toe te staan de "Header From" van de e-mail van uw organisatie na te bootsen.
Met andere woorden, ze kunnen phishing- en spamberichten versturen die niet te onderscheiden zijn van echte e-mails van uw organisatie.
Als u verantwoordelijk bent voor het beheer van uw ICT-infrastructuur, lees dan verder. Als u niet de verantwoordelijke bent, geef dit bericht dan door aan uw ICT-afdeling of aan de ICT-dienst die uw ICT-infrastructuur beheert.
HOE LOST U DIT OP?
U dient te controleren of uw configuratie voldoet aan de beveiligingseisen voor “Sender Alignment”. Meer specifiek moeten uw maildiensten en DNS geconfigureerd worden volgens ICT-standaarden.
Deze configuraties zijn gangbaar, goed gedocumenteerd en worden ondersteund door hostingbedrijven:
- https://dmarcian.com/alignment/
- https://mxtoolbox.com/dmarc/spf/spf-alignment
- https://o365info.com/how-does-sender-verification-work-how-we-identify-spoof-mail-the-fiveheros-spf-dkim-dmarc-exchange-and-exchange-online-protection-part-9-of-9/
We hebben gemerkt dat dit probleem vaak voorkomt bij organisaties die hun ICT-infrastructuur hebben verplaatst naar Cloud services zoals Microsoft (O365), Amazon, Google en MS Azure zonder de ICT-infrastructuur goed te configureren. (Die wordt immers niet beheerd door deze providers).
De configuraties en aanbevelingen moeten worden geïmplementeerd op de ICT-infrastructuur van de klant, ongeacht of die intern of extern is. DNS en Mailservices zijn de belangrijkste ICT-platformen voor deze acties.
HET GEBRUIK VAN VERSCHILLENDE DOMEINEN BIJ HET VERZENDEN VAN E-MAILS
E-mails bevatten een "Envelope From" en een "Header From". Beide moeten overeenkomen om te voorkomen dat de e-mail wordt geblokkeerd.
Enkele voorbeelden:
- Een openbare dienst gebruikt zijn nieuwe domeinnaam in de “Header From” en zijn oude domeinnaam in de “Envelope From”.
- Envelope From = noreply@publicservice.fgov.be
- Header From = noreply@publicservice.belgium.be
➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.
Remark: Omdat het een noreply adres is, zal de afzender niet eens merken dat de e-mail geweigerd wordt …
2. Een organisatie gebruikt een Cloud-service (Freshservice) voor haar helpdesktool en de “Envelope From” is niet aangepast.
• EnvelopeFrom = bounces+us.3.52773-helpdesk=organisation.be@emailus.freshservice.com
• Header From = helpdesk@organisation.be
➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.
3. Een bedrijf gebruikt een Cloud service (Amazon SES) om de leveringsmelding te versturen en de “Envelope From” is niet aangepast.
- Envelope From = 01020188573f374-96de6437-9134-45f4-8aa6-3e9ac18d5848-000000@euwest-1.amazonses.com
- Header From = noreply@company.be
➔ Deze e-mails worden geblokkeerd.