Soumettre une demande d'infrastructure par HD
Soumettre une demande d'infrastructure par HDPour faire une demande d'infrastructure par la plateforme healthdata.be, vous devez d'abord vous connecter au portail Services et Support de HD.
Pour soumettre une demande de lancement d'un nouveau projet sur la plateforme healthdata.be, vous devez d'abord vous connecter au portail Services et Support de HD: https://sciensano.service-now.com/sp.
Après l'étape de connexion, vous arriverez sur la page principale du portail.
Sur la page principale, vous devez sélectionner « Demander quelque chose ».
Une nouvelle page avec les titres des différents types de demandes apparaîtra.
Cochez la case « Demande d'un nouveau projet avec HD ».
Une nouvelle page avec les titres de la Demande d'un nouveau projet avec HD apparaîtra.
Vous pouvez maintenant documenter votre demande en fournissant les informations suivantes :
Veuillez fournir le nom complet de l'organisation principale qui supervisera la mise en œuvre de l'étude.
Veuillez indiquer le titre complet du projet que vous souhaitez lancer sur la plateforme healthdata.be.
Si disponible, veuillez fournir l'abréviation du titre du projet.
Veuillez fournir une brève description du projet.
Veuillez télécharger, compléter et envoyer le « HD_Request form_Template ». Veuillez remplir ce formulaire de demande de manière aussi détaillée que possible. Nous réutiliserons ces informations tout au long du processus du projet. Un manque d'informations ou des informations peu claires ou ambiguës retarderont l'avancement du projet.
Si vous avez des questions sur le formulaire de demande, veuillez contacter : projects.healthdata@sciensano.be.
Si disponible, veuillez télécharger des documents supplémentaires pertinents pour cette demande de nouveau projet avec healthdata.be.
Sur le côté droit du formulaire, les éléments d'information requis du Formulaire de demande sont énumérés. Lorsque ces champs sont remplis, leurs noms disparaissent de la case « required information » (informations obligatoires).
Le formulaire ne peut être soumis que si tous les champs obligatoires sont remplis, en appuyant sur le bouton vert « Soumettre ».
Si tous les champs obligatoires n'ont pas été remplis, un message d'avertissement apparaîtra en haut du formulaire.
En outre, les champs obligatoires manquants seront mis en évidence en vert.
Lorsque le formulaire de demande a été soumis avec succès, un aperçu de votre demande apparaît dans un nouvel écran.
À droite de l'écran, vous trouverez les détails, y compris le Numéro de la demande.
À gauche de l'écran, vous trouverez une chronologie du traitement de votre demande, en commençant par votre création.
Cochez la case « Demande d'infrastructure par HD ».
Une nouvelle page avec les titres Demande d'infrastructure par HD apparaîtra.
Vous pouvez maintenant documenter votre demande en fournissant les informations suivantes :
Veuillez fournir les coordonnées de la personne qui fait une demande d'infrastructure : Prénom, Nom.
Veuillez sélectionner l'infrastructure nécessaire :
Si nécessaire, vous pouvez fournir des informations supplémentaires sur cette demande d'infrastructure.
Si disponible, veuillez télécharger des documents supplémentaires relatifs à cette demande d'infrastructure.
Sur le côté droit du formulaire, les éléments d'information obligatoires du formulaire de demande sont énumérés. Lorsque ces champs sont remplis, leurs noms disparaissent de la case « required information » (informations obligatoires).
Ce n'est que lorsque tous les champs obligatoires sont remplis qu'un formulaire peut être soumis, en appuyant sur le bouton vert « Soumettre ».
Si tous les champs obligatoires n'ont pas été remplis, un message d'avertissement apparaîtra en haut du formulaire.
En outre, les champs obligatoires manquants seront mis en évidence en vert.
Lorsque le formulaire de demande a été soumis avec succès, un aperçu de votre demande apparaît dans un nouvel écran.
À droite de l'écran, vous trouverez les détails, y compris le Numéro de la demande.
À gauche de l'écran, vous trouverez une chronologie du traitement de votre demande, en commençant par votre création.
Traitement de la demande d'infrastructure par HD
Traitement de la demande d'infrastructure par HD1. Introduction
Le service healthdata.be (Sciensano) traite chaque rapport d'incident selon une procédure opérationnelle standard (Standard Operating Procedure - SOP). Une version publique de cette SOP « HD Incident Management Process » est également disponible sur ce portail : docs.healthdata.be. Vous trouverez ci-dessous la description de la procédure (instructions de travail).
2. Procédure
2.1. Diagramme
2.2. Instructions de travail
2.2.1. ÉTAPE 1. L'utilisateur fait une demande d'infrastructure
Action : Un utilisateur fait une demande d'un élément d'infrastructure. Celle-ci peut être :
- Un nouveau serveur
- Un changement sur un serveur existant (RAM, CPU, Diskspace, etc. supplémentaires)
2.2.2. ÉTAPE 2. Le Service Desk crée un ticket RF Infra
Action : Le Service Desk crée un ticket, de type « Request for Infrastructure » (Demande d'infrastructure), au nom de l'utilisateur.
Les champs obligatoires sont le prénom et le nom du demandeur. Les champs « Infrastructure request » (Demande d'infrastructure) et « Comments » (Commentaires) sont facultatifs.
La demande est soumise si vous cliquez sur « Order now » (Commander maintenant).
2.2.3. ÉTAPE 3. Le Service Desk envoie le modèle à l'utilisateur et lui demande de le remplir
Action :
Documentation : Modèle disponible sur https://www.dropbox.com/home/HD_Proc/HD_Proc_Doc?preview=HD_Request_Infrastructure_Form.docx
2.2.4. ÉTAPE 4. L'utilisateur remplit le modèle sur TOUTES les lignes sauf la ligne n°16 et le renvoie au Service Desk.
Action : Si le modèle n'est pas complet, le Service Desk en informe l'utilisateur et lui demande de le compléter.
2.2.5. ÉTAPE 5. Le Service Desk joindra le modèle au ticket et l'assigne au service Opérations
Actions : Le Service Desk :
- Joindra le modèle au ticket
- Créera un dossier contenant le numéro du ticket sur : https://www.dropbox.com/home/HD_Org/HD_Org_SOB/5.%20Request%20Management/Request%20for%20infrastructure
- Enregistrera le modèle dans ce dossier
2.2.6. ÉTAPE 6. Demande via e-mail au fournisseur qui demande un devis
Action : Le service Opérations enverra l'e-mail au fournisseur pour lui demander un devis.
2.2.7. ÉTAPE 7. Le fournisseur envoie un devis
Action : Le service Opérations mettra à jour le ticket avec le devis reçu du fournisseur.
2.2.8. ÉTAPE 8. Demande d'approbation via e-mail au service COORD
Action : Le service Opérations enverra un e-mail au service COORD qui demande l'approbation.
2.2.9. ÉTAPE 9. Non approuvé
Actions : Le service Opérations :
- Informera l'utilisateur
- Complètera/Enregistrera le modèle (pas d'approbation) dans le dossier approprié sur : https://www.dropbox.com/home/HD_Org/HD_Org_SOB/5.%20Request%20Management/Request%20for%20infrastructure
- Définira le statut du ticket comme « closed skipped »
2.2.10. ÉTAPE 10. Approuvé
Actions :
- Le service Opérations enverra le modèle approuvé au fournisseur
- Le service Opérations approuvera l'élement demandé
- Le Coordinateur Financier de la Coord complètera le modèle en remplissant les données d'approbation et la ligne n°16.
2.2.11. ÉTAPE 11. Le fournisseur répond à la demande et informe le service Opérations
Action : le fournisseur enverra un e-mail informant le service Opérations que la demande a été satisfaite.
2.2.12. ÉTAPE 12. Demande satisfaite
Actions : le service Opérations :
- Informera l'utilisateur
- Complètera/Enregistrera le modèle
- Définira le statut du ticket comme « closed complete »
