Soumettre une demande d'accès à une application HD (uniquement pour les chercheurs)
Soumettre une demande d'accès à une application HD (uniquement pour les chercheurs)Pour demander l'accès à un projet, veuillez utiliser le portail EAM : https://eam.healthdata.be/.
Pour demander l'accès à une application de la plateforme healthdata.be, vous devez d'abord vous connecter au portail Services et Support de HD.
Pour soumettre une demande de lancement d'un nouveau projet sur la plateforme healthdata.be, vous devez d'abord vous connecter au portail Services et Support de HD: https://sciensano.service-now.com/sp.
Après l'étape de connexion, vous arriverez sur la page principale du portail.
Sur la page principale, vous devez sélectionner « Demander quelque chose ».
Une nouvelle page avec les titres des différents types de demandes apparaîtra.
Cochez la case « Demande d'un nouveau projet avec HD ».
Une nouvelle page avec les titres de la Demande d'un nouveau projet avec HD apparaîtra.
Vous pouvez maintenant documenter votre demande en fournissant les informations suivantes :
Veuillez fournir le nom complet de l'organisation principale qui supervisera la mise en œuvre de l'étude.
Veuillez indiquer le titre complet du projet que vous souhaitez lancer sur la plateforme healthdata.be.
Si disponible, veuillez fournir l'abréviation du titre du projet.
Veuillez fournir une brève description du projet.
Veuillez télécharger, compléter et envoyer le « HD_Request form_Template ». Veuillez remplir ce formulaire de demande de manière aussi détaillée que possible. Nous réutiliserons ces informations tout au long du processus du projet. Un manque d'informations ou des informations peu claires ou ambiguës retarderont l'avancement du projet.
Si vous avez des questions sur le formulaire de demande, veuillez contacter : projects.healthdata@sciensano.be.
Si disponible, veuillez télécharger des documents supplémentaires pertinents pour cette demande de nouveau projet avec healthdata.be.
Sur le côté droit du formulaire, les éléments d'information requis du Formulaire de demande sont énumérés. Lorsque ces champs sont remplis, leurs noms disparaissent de la case « required information » (informations obligatoires).
Le formulaire ne peut être soumis que si tous les champs obligatoires sont remplis, en appuyant sur le bouton vert « Soumettre ».
Si tous les champs obligatoires n'ont pas été remplis, un message d'avertissement apparaîtra en haut du formulaire.
En outre, les champs obligatoires manquants seront mis en évidence en vert.
Lorsque le formulaire de demande a été soumis avec succès, un aperçu de votre demande apparaît dans un nouvel écran.
À droite de l'écran, vous trouverez les détails, y compris le Numéro de la demande.
À gauche de l'écran, vous trouverez une chronologie du traitement de votre demande, en commençant par votre création.
Cochez la case « Demande l'accès à une application HD ».
Une nouvelle page avec les titres de la Demande l'accès à une application HD apparaîtra.
Vous pouvez maintenant documenter votre incident ou votre problème en fournissant les informations suivantes :
Veuillez fournir les coordonnées de la personne qui a besoin de droits d'accès : Prénom, Nom de famille, Adresse e-mail, Numéro de téléphone portable.
Veuillez sélectionner le projet pour lequel des droits d'accès sont requis :
Veuillez indiquer pour quelles applications les droits d'accès sont requis :
Veuillez indiquer si le projet a déjà obtenu une autorisation du Comité de la Sécurité de l'Information, Sécurité Sociale & Santé.
Veuillez indiquer la période pour laquelle l'accès est demandé :
Vous pouvez éventuellement fournir des remarques spécifiques concernant la demande d'accès :
Si disponible, veuillez télécharger des documents supplémentaires pertinents pour cette demande d'accès.
Sur le côté droit du formulaire, les éléments d'information requis du Formulaire de demande sont énumérés. Lorsque ces champs sont remplis, leurs noms disparaissent de la case « required information » (informations obligatoires).
Ce n'est que lorsque tous les champs obligatoires sont remplis qu'un formulaire peut être soumis, en appuyant sur le bouton vert « Soumettre ».
Si tous les champs obligatoires n'ont pas été remplis, un message d'avertissement apparaîtra en haut du formulaire.
En outre, les champs obligatoires manquants seront mis en évidence en vert.
Lorsque le formulaire de demande a été soumis avec succès, un aperçu de votre demande apparaît dans un nouvel écran.
À droite de l'écran, vous trouverez les détails, y compris le Numéro de la demande.
À gauche de l'écran, vous trouverez une chronologie du traitement de votre demande, en commençant par votre création.
Traitement de la demande d'accès par HD
Traitement de la demande d'accès par HD1. Introduction
Le service healthdata.be (Sciensano) traite chaque rapport d'incident selon une procédure opérationnelle standard (Standard Operating Procedure - SOP). Une version publique de cette SOP « HD Incident Management Process » est également disponible sur ce portail : docs.healthdata.be. Vous trouverez ci-dessous la description de la procédure (instructions de travail).
2. Procedure
2.1. Diagramme
2.2. Instructions de travail
2.2.1. ÉTAPE 1. L'utilisateur demande une information
Action : Un utilisateur demande un accès via un e-mail.
2.2.2. ÉTAPE 2. Le Service Desk crée un ticket RF Access
Action : Le Service Desk crée un ticket, de type « Request Access » (Demande d'accès), au nom de l'utilisateur.
Le Service Desk introduit dans le ticket les informations provenant de l'e-mail de l'utilisateur.
La demande est soumise si vous cliquez sur « Order now » (Commander maintenant).
2.2.3. ÉTAPE 3. Le Service Desk consulte l'utilisateur pour compléter la demande
Action : si des informations nécessaires sont manquantes, le Service Desk contactera l'utilisateur et lui demandera des informations supplémentaires afin de compléter le formulaire.
2.2.4. ÉTAPE 4. Le DPO traite la demande
Action : Une fois commandé, le DPO sera informé qu'une demande d'approbation est en attente. Après analyse de la demande, le DPO choisira l'action appropriée.
2.2.5. ÉTAPE 5. Satisfaire la demande
Action : si la demande est approuvée, le Service Desk accordera l'accès demandé dans l'onglet « Requested » (demandé).
2.2.6. ÉTAPE 6. Définir le statut comme « Closed Complete »
Action : une fois l'action accomplie, le Service Desk définira le statut de l'élément demandé comme « Closed Complete ».
2.2.7. ÉTAPE 7. Le DPO motive le rejet
Action : si le DPO rejette l'élement demandé, il saisit une raison dans les « Comments » (Commentaires).
2.2.8. ÉTAPE 8. Le Service Desk informe l'utilisateur et définit le statut comme « Closed skipped »
Action : Le Service Desk informera l'utilisateur en copiant la raison dans le champ « Customer communication » (Communication avec le client) et définira le statut de l'élément demandé comme « Closed Skipped ».
