Manuel d'utilisation du portail EAM de HD
Manuel d'utilisation du portail EAM de HD Bart.Servaes mar 18/04/2023 - 10:22Naviguer vers le portail EAM de HD
Naviguer vers le portail EAM de HDPour accéder à l'application Entity Access Management, vous devez insérer dans votre navigateur Internet le lien suivant : https://eam.healthdata.be. Vous verrez la page d'accueil ci-dessous :
Demander l'accès à une application HD pour un projet spécifique
Demander l'accès à une application HD pour un projet spécifiqueLes applications de healthdata.be telles que HD4DP v2 et healthstat.be traitent des informations personnelles sensibles. Par conséquent, des processus strictement contrôlés sont utilisés pour accorder l'accès à ces applications.
Le portail Entity Access Management (EAM) de healthdata.be facilite ces processus. Dans cet article, nous décrivons comment l'utiliser. Pour naviguer vers l'application EAM, entrez l'URL https://eam.healthdata.be dans votre navigateur Internet.
Note : La documentation du portail EAM étant régulièrement mise à jour, nous vous conseillons de consulter d'abord les notes de publication.
Sélectionnez l'une des capacités suivantes qui correspond à votre poste afin de demander l'accès à une application HD :
Utilisateur final standard
Pour demander l'accès aux applications de healthdata.be (telles que HD4DP v2 et healthstat.be) en tant qu'utilisateur final standard, vous devez cliquer sur REQUEST ACCESS dans la zone de texte bleue au milieu de l'écran.
Vous serez dirigé vers l'écran suivant, où vous sélectionnerez le bouton Log in with eID.
En cliquant sur ce bouton, vous accédez au Federal Authentication Service (FAS) du gouvernement, où vous pouvez vous connecter à l'aide de plusieurs clés numériques avec l'eID ou l'identité numérique.
Si vous choisissez de vous connecter avec ItsMe, vous pouvez entrer votre numéro de téléphone portable.
Suivez les instructions sur votre appareil portable via l'application ItsMe.
Une fois que vous avez suivi la procédure de connexion ItsMe, vous devez sélectionner le bouton vert de confirmation (disponible en FR et NL) pour accéder à l'environnement Sciensano.
Si vous cliquez sur le bouton de confirmation, vous êtes connecté à la page du portail EAM, comme l'indiquent les options My profile et Log out options disponibles en haut à gauche de votre écran.
Lorsque vous sélectionnez le lien REQUEST ACCESS dans la zone de texte surlignée en bleu, afin de remplir le formulaire de demande d'accès, le message suivant s'affiche :
Cliquez sur le lien My Profile dans le message, qui vous redirige vers votre page de profil. Votre profil d'utilisateur doit être validé avant de pouvoir entrer et remplir le formulaire de demande d'accès.
Sélectionnez l'onglet Edit pour compléter les informations de votre profil.
Outre les informations de profil qui sont automatiquement pré-remplies sur la base des données de votre eID, vous devez compléter les champs suivants :
Numéro INAMI : Votre numéro INAMI, s'il est disponible.
Organisation : Ajoutez la ou les organisations auxquelles vous êtes affilié(e). Ce champ comprend le nom et le numéro INAMI de l'organisation.
Adresse e-mail : Champ obligatoire dont le contenu ne peut être extrait de l'eID. Votre adresse e-mail sera utilisée pour la communication sur la validation du profil et la demande d'accès.
State (statut) : Sélectionnez l'une des options (voir l'image ci-dessous) :
- Draft (Brouillon) : Ce statut indique que vous n'avez pas encore fini de remplir les champs du profil. À ce stade, vous êtes le seul à pouvoir voir les données remplies. La modification des informations du profil est limitée au statut « brouillon ». Vous pouvez toutefois enregistrer les informations du profil en tant que brouillon afin de les finaliser et de les envoyer pour validation ultérieurement.
- Validation Requested (Validation demandée) : Les informations fournies sur le profil de l'utilisateur sont complètes et vous souhaitez les envoyer pour validation au SPOC.
Cliquez sur le bouton Save pour envoyer vos informations de profil au SPOC. Un message d'interdiction d'accès apparaît à l'écran, indiquant que vous ne pouvez plus modifier les informations de profil que vous avez remplies et envoyées.
Retournez à la page My Profile pour voir que votre profil a le statut « pending ». De plus, l'onglet Edit a disparu, ce qui empêche toute modification ultérieure :
Votre profil sera bientôt validé par le SPOC, ce qui sera visible sur votre page de profil comme suit :
Après validation de votre profil par le SPOC, vous sélectionnez Home pour revenir à la page du portail EAM. Attention : Ne sélectionnez pas le bouton « Request access » (bientôt : « Request SPOC rights »), car cela conduit au processus de demande d'accès en tant que SPOC.
Sur la page du portail EAM, sélectionnez à nouveau le lien REQUEST ACCESS dans la zone de texte surlignée en bleu.
Sélectionnez l'hôpital auquel vous êtes affilié pour la (les) application(s) et le(s) projet(s) pour lesquels vous souhaitez demander l'accès.
Vous pouvez maintenant commencer à remplir le formulaire de demande d'accès.
Veuillez remplir tous les champs obligatoires (indiqués par un astérisque rouge *), faire une sélection dans les listes déroulantes obligatoires et, éventuellement, cocher les cases pour obtenir de l'aide et/ou des informations supplémentaires.
Vous pouvez maintenant commencer à remplir le formulaire REQUEST ACCESS en tant qu'utilisateur final.
Veuillez remplir tous les champs obligatoires, indiqués par un astérisque rouge (*), faire une sélection dans les listes déroulantes obligatoires et, éventuellement, cocher les cases pour obtenir de l'aide et/ou des informations supplémentaires.
Champ Type of login :
Si vous sélectionnez « Belgian resident » dans le champ « Type of login », la saisie du numéro de téléphone portable est facultative.
Si vous n'êtes pas résident belge, le champ du numéro de téléphone portable devient obligatoire pour permettre l'authentification à deux facteurs :
Champ Role of requestor in project :
Vous devez indiquer votre rôle dans le projet (Local Study Lead, Local Study Associate ou Local Study Support). Votre rôle détermine vos options d'accès dans HD4DP2 pour ce projet. Pour en savoir plus sur l'étendue des rôles, voir Rôles d'utilisateurs dans HD4DP v2.
Lorsque vous sélectionnez Local Study Support, il vous sera demandé d'indiquer le prénom et le nom de famille du Local Study Associate dans une liste déroulante. Cette liste est automatiquement remplie et spécifique à l'organisation que vous avez sélectionnée précédemment.
Champ HD4DP2.0 :
Cliquez dans le champ sous HD4DP2.0 si vous souhaitez accéder à l'application pour effectuer des enregistrements pour le projet sélectionné :
Champ Healthstat.be :
Cliquez dans le champ sous healthstat.be si vous souhaitez accéder aux rapports du projet sélectionné :
Il peut arriver qu'un utilisateur soumette par inadvertance des demandes d'accès aux mêmes applications et/ou projets. Les demandes sont examinées pour détecter les doublons en vérifiant le numéro d'organisation, le rôle, le groupe d'auteurs et le code du projet. Si des doublons sont détectés, l'utilisateur final recevra le message suivant :
Une fois que vous avez rempli le formulaire de demande d'accès, cliquez sur le bouton Submit. Si la demande est acceptée, vous recevrez un message de confirmation.
SPOC informatique (point de contact unique informatique)
Un SPOC informatique ou point de contact unique informatique est un rôle qui va au-delà de la fonction d'un RAE. Plus précisément, il peut s'agir de tout employé d'une organisation à qui ce rôle a été attribué.
Pour demander l'accès aux applications de healthdata.be telles que HD4DP v2 et healthstat.be en tant que SPOC informatique, vous devez sélectionner GIVE ACCESS dans la zone de texte blanche à droite de l'écran.
Si vous n'avez pas encore demandé l'accès à ces formulaires et que vous n'êtes donc pas reconnu comme un utilisateur ayant le rôle de SPOC, vous recevrez le message suivant :
Dans ce cas, vous devez sélectionner My Profile (en haut à gauche du menu) et cliquer sur le bouton Request access.
L'écran Request access [RAE] s'affiche.
Remplissez tous les champs demandés et cliquez sur le bouton Submit.
Après l'envoi du formulaire RAE, healthdata.be lancera une procédure d'identification et d'authentification concernant votre autorité SPOC au sein de l'organisation mentionnée et vous enverra un e-mail de confirmation contenant un jeton spécial. Une fois que vous avez reçu ce jeton, retournez à la page My Profile et sélectionnez le bouton Enter access token.
L'écran Access token s'affiche :
Indiquez le code INAMI de votre organisation et le access token que vous avez reçu par e-mail. Après avoir cliqué sur Submit, vous serez redirigé vers la page du portail EAM, où vous sélectionnerez à nouveau GIVE ACCESS.
Le formulaire ACCESS REQUEST apparaît. En remplissant les champs demandés, un SPOC est en mesure d'accorder un accès aux utilisateurs de son organisation qui souhaitent accéder à une application de healthdata.be (HD4DP2.0 ou Healthstat).
Une fois que vous avez rempli le formulaire ACCESS REQUEST, cliquez sur le bouton Submit. Si la demande est acceptée, vous recevrez un message de confirmation.
Le profil de l'utilisateur sur la page My Profile est maintenant complété par le nom et le code de l'organisation. Un onglet supplémentaire Batch create requests a été ajouté.
L'onglet Profiles du profil SPOC validé offre la possibilité de Search (rechercher), Select (sélectionner) et Sort (trier) les profils. Les profils d'utilisateurs sélectionnés dans la liste peuvent être Validated (validés) ou Rejected (rejetés) via le menu déroulant Action.
Dans l'onglet Requests, le SPOC peut gérer l'aperçu des demandes. De plus amples informations sont disponibles sur les actions du SPOC sur une demande.
Voir la documentation sous Give access to multiple users in batch pour plus d'informations sur l'onglet Batch create requests.
Les informations enregistrées sur le profil de l'utilisateur ne peuvent pas être modifiées, sauf sur action du SPOC. L'onglet Edit permet de saisir le numéro INAMI, d'ajouter des organisations, de modifier l'adresse e-mail et de faire basculer le statut entre validé et rejeté. Cliquez sur le bouton Save pour installer les nouvelles informations de profil.
Utilisateur international
Pour les utilisateurs internationaux, un lien vers un formulaire spécifique sera fourni :
https://eam.healthdata.be/forms/hd_eam_access_request_user_int
En sélectionnant ce lien, vous serez redirigé vers un formulaire REQUEST ACCESS plus complet. Remplissez tous les champs obligatoires, indiqués par un astérisque rouge (*), faites une sélection dans les listes déroulantes obligatoires et, éventuellement, cochez les cases pour obtenir de l'aide et/ou des informations supplémentaires :
Après avoir soumis le formulaire, un e-mail est envoyé au personnel du Service Desk pour une procédure d'identification et d'autorisation. Si la demande est approuvée, l'utilisateur international reçoit un e-mail contenant les informations relatives à son compte. Les utilisateurs internationaux ne peuvent toutefois pas se connecter, ni consulter l'aperçu des demandes pour le moment.
Cette documentation est encore en construction. Nous essayons de présenter les informations aussi correctes, complètes et aussi claires que possible. Cependant, si vous voyez un élément dans la documentation qui est incorrect, ne correspond pas à votre expérience ou nécessite des éclaircissements supplémentaires, veuillez créer une demande (type : demande d'information) via notre portail (https://sciensano.service-now.com/sp) ou nous envoyer un e-mail à support.healthdata@sciensano.be pour signaler ce problème de documentation. N'oubliez pas d'inclure l'URL ou l'adresse Web de la page avec le problème de documentation. Nous ajusterons ensuite la documentation. Merci!Rôles d'utilisateurs dans HD4DP v2
Rôles d'utilisateurs dans HD4DP v2Chaque organisme de soins de santé dispose d'un gestionnaire d'accès qui surveille les droits d'accès aux applications de l'organisme et les gère dans le système Entity Access Management (EAM) de healthdata.be. Dans le cadre de ce processus, les demandes d'accès des employés de l'organisme de santé sont analysées et validées si elles sont légitimes. L'étendue des accès accordés peut varier, ce qui se reflète dans les différents rôles des utilisateurs. En fonction des droits d'accès, on peut distinguer les trois rôles d'utilisateur suivants :
Local Study Lead (auteur) :
Le Local Study Lead peut :
- éditer et réviser tous les enregistrements de pairs (quel que soit leur rôle) pour l'étude ou le projet ;
- effectuer des enregistrements dans HD4DP v2.
Ce rôle peut être celui du responsable de l'étude ou du projet au sein de l'organisme de soins de santé participant, mais ne doit pas s'y limiter.
Local Study Associate (auteur) :
L'associé local de l'étude peut :
- éditer et réviser ses propres enregistrements, et non ceux d'autres collègues du même organisme de soins de santé participant à la même étude ou au même projet. Les enregistrements indiqués sont limités aux patients traités par le Local Study Associate ;
- effectuer des enregistrements dans HD4DP v2.
Le Local Study Associate est un prestataire de soins de santé qui participe à l'étude ou au projet. Ceci est reflété dans le formulaire d'enregistrement.
Local Study Support (co-auteur) :
Le Local Study Support peut :
- éditer et réviser les enregistrements appartenant au groupe d'auteurs auquel il est lié ;
- effectuer des enregistrements dans HD4DP v2.
Un Local Study Associate et un Local Study Lead peuvent déléguer des tâches d'enregistrement à un Local Study Support. Il peut s'agir, entre autres, d'un assistant administratif ou d'un membre du personnel d'un service de codage médical. Le Local Study Associate et le Local Study Lead sont toujours considérés comme l'auteur de l'enregistrement ; le Local Study Support est considéré comme le co-auteur. Le Local Study Associate et le Local Study Lead peuvent consulter et modifier les enregistrements du Local Study Support.
Par défaut, un seul Local Study Lead est prévu par healthdata.be (Sciensano) pour chaque projet au sein de chaque organisme. L'idée est qu'une seule personne est censée voir toutes les soumissions pour ce projet au sein de cet organisme. Cette politique empêche les utilisateurs de HD4DP v2 de voir des informations personnelles et sensibles provenant d'individus avec lesquels ils n'ont pas de relation thérapeutique. Pour toute dérogation à cette politique, le personnel de l'organisme de soins de santé doit contacter son délégué à la protection des données (DPD).
Remarques :
- l'étendue des droits d'accès ne reflète pas nécessairement la hiérarchie au sein de votre organisme de soins de santé ;
- c'est au gestionnaire d'accès qu'il incombe de changer les rôles de/en Local Study Lead, Local Study Associate et Local Study Support. Ces demandes sont effectuées dans le système EAM.
Aperçu des demandes
Aperçu des demandesAprès avoir soumis les demandes d'accès et reçu le message de confirmation, vous pouvez consulter le processus de validation et d'autres caractéristiques des demandes via l'onglet « Requests overview » de la page « My Profile ».
En fonction du champ d'application de l'aperçu des demandes, nous pouvons faire la distinction entre :
Aperçu des demandes des utilisateurs finaux
Pour consulter leurs propres demandes, les utilisateurs finaux peuvent ouvrir la page My Profile et cliquer sur l'onglet Requests overview.
La vue d'ensemble affichée peut faire l'objet d'une recherche et d'un tri dans la ligne supérieure, selon les besoins (voir figure ci-dessous). Les utilisateurs finaux ne verront que la liste des demandes qu'ils ont eux-mêmes créées.
Champ Request UUID
Ce champ contient les identifiants uniques des demandes. La présence d'un même ID unique dans plusieurs lignes indique que cette demande principale consiste en plusieurs sous-demandes, chacune par projet et par application qui a été sélectionnée dans le formulaire de demande. Ces sous-demandes sont ensuite sauvegardées dans la DB2 de healthdata.be pour un traitement ultérieur.
Champ Status
Le champ Status indique si la demande a été créée (valeur « created » ; signifie qu'elle doit être approuvée par le SPOC) ou approuvée (valeur « approved_rae » ; signifie que la demande a été approuvée par le SPOC et qu'elle sera prête pour le partage des informations d'identification).
Champ Role in project
Les valeurs de ce champ sont Local Study Lead, Local Study Associate, Local Study Support. Des informations plus détaillées sur ces rôles peuvent être trouvées sur la page : Rôles d'utilisateurs dans HD4DP v2.
Champ Application
Ce champ contient l'application que vous avez sélectionnée dans le formulaire REQUEST ACCESS (utilisateur final) ou ACCESS REQUEST pour accéder aux projets de santé publique : HD4DP2.0 ou Healthstat.be.
Champ Project code
La valeur de ce champ est le code du projet d'entreprise de healthdata.be. L'introduction de ce code dans le portail FAIR accessible au public (fair.healthdata.be) permet d'obtenir l'ensemble des données de ce projet.
Vous pouvez également saisir ce code dans le champ de recherche avancée sur les pages de documentation de healthdata.be pour trouver la documentation du projet concerné.
Aperçu des demandes de point de contact unique pour les technologies de l'information (SPOC informatique)
Les SPOC ont la possibilité de consulter toutes les demandes concernant leur organisation.
Pour voir le statut des demandes des utilisateurs de son affiliation, le SPOC doit sélectionner la page My Profile et cliquer sur l'onglet Requests overview (voir la capture d'écran ci-dessous). Les demandes figurant dans cet aperçu peuvent être recherchées et triées selon les besoins.
Champ Request UUID
Ce champ contient les identifiants uniques des demandes. La présence d'un même ID unique dans plusieurs lignes indique que cette demande principale consiste en plusieurs sous-demandes, chacune par projet et par application qui a été sélectionnée dans le formulaire de demande. Ces sous-demandes sont ensuite sauvegardées dans la DB2 de healthdata.be pour un traitement ultérieur.
Champ Status
Le champ Status ne peut recevoir que le statut « approved_rae » puisque la demande a été faite par le SPOC.
Champ Role in project
Les valeurs de ce champ sont Local Study Lead, Local Study Associate, Local Study Support. Des informations plus détaillées sur ces rôles peuvent être trouvées sur cette page : Rôles d'utilisateurs dans HD4DP v2.
Champ Application
Ce champ contient l'application que vous avez sélectionnée dans le formulaire REQUEST ACCESS (utilisateur final) ou ACCESS REQUEST pour accéder aux projets de santé publique : HD4DP2.0 ou Healthstat.be.
Champ Project code
La valeur de ce champ est le code du projet d'entreprise de healthdata.be. L'introduction de ce code dans le portail FAIR accessible au public (fair.healthdata.be) permet d'obtenir l'ensemble des données de ce projet.
Vous pouvez également saisir ce code dans le champ de recherche avancée sur les pages de documentation de healthdata.be pour trouver la documentation du projet concerné.
Actions du SPOC
Actions du SPOCDans cet article, nous abordons plus en détail les différentes actions d'un SPOC.
Actions du SPOC sur une demande
Le SPOC sera averti si une demande d'accès a été faite par un collègue, ce qui lui permettra de consulter le tableau de synthèse pour gérer toutes les demandes de son organisation.
Pour ouvrir le tableau de synthèse, le SPOC doit naviguer vers « My profile » puis sélectionner l'onglet « Requests overview ». La vue d'ensemble des demandes s'affiche (voir ci-dessous).
Dans le champ « Actions », un bouton de sélection Approve/Reject est affiché à côté de chaque demande ayant le statut created ou approval_requested (encadré en bleu). Deux actions sont désormais possibles : le SPOC peut soit approuver, soit rejeter la demande de l'utilisateur.
Lorsque l'on sélectionne Approve, et après confirmation de cette action, le statut de la demande devient « approved_rae » et les dates dans les deux champs Updated et Completed sont mises à jour en conséquence, comme le montrent les captures d'écran ci-dessous. Une fois le registre mis en production, le compte sera créé automatiquement et les informations d'identification seront communiquées à l'utilisateur par e-mail.
Action « Approve » (approuver) :
Demande de confirmation en fenêtre pop-up :
Approved (approuvé) :
En sélectionnant Reject, et après confirmation de cette action, la demande reçoit le statut « rejected », les dates dans les champs Updated et Completed sont mises à jour en conséquence. Une demande rejetée reste dans le tableau de synthèse à titre d'information. Comparez les écrans suivants :
Action « Reject » (rejeter) :
Demande de confirmation en fenêtre pop-up :
Rejected (rejeté) :
Le demandeur sera également informé du rejet de sa demande par e-mail :
Dear,
Your request for access to EAM was rejected.
Please contact your HD4DP SPOC for more information.
Best regards
Healthdata Support
Cette documentation est encore en construction. Nous essayons de présenter les informations aussi correctes, complètes et aussi claires que possible. Cependant, si vous voyez un élément dans la documentation qui est incorrect, ne correspond pas à votre expérience ou nécessite des éclaircissements supplémentaires, veuillez créer une demande (type : demande d'information) via notre portail (https://sciensano.service-now.com/sp) ou nous envoyer un e-mail à support.healthdata@sciensano.be pour signaler ce problème de documentation. N'oubliez pas d'inclure l'URL ou l'adresse Web de la page avec le problème de documentation. Nous ajusterons ensuite la documentation. Merci!