COVID-19 Barometer: Home nursing services

Welcome at the technical documentation pages for the project "COVID-19 Barometer: Home nursing services", provided by the service healthdata.be (Sciensano).

These pages provide information about the technical processes of the project. The following sections are (will be) provided:

General project information
The data collection (documentation in progress)
The data transfer (documentation in progress)
The data validation (documentation in progress)
The data analysis (documentation in progress)
The data reporting and visualisation (documentation in progress)

For scientific information of the project, please contact the primary organization that oversees implementation of project (see section "General project information").

This documentation is being updated regularly. We try to provide as correct, complete and clear as possible information on these pages. Nevertheless, if you see anything in the documentation that is not correct, does not match your experience or requires further clarification, please create a request (type : request for information) via our portal (https://sciensano.service-now.com/sp) or send us an e-mail via support.healthdata@sciensano.be to report this documentation issue. Please, do not forget to mention the URL or web address of the page with the documentation issue. We will then adjust the documentation as soon as possible. Thank you!

johanvanbussel sam 24/09/2022 - 14:49

General COVID19 BARO HNS project information

Project name

COVID-19 Barometer: Home nursing services

Project abbreviation

COVID19 BARO HNS

Project code

HDBP0295

Primary organization that oversees implementation of project

University Leuven

Partner organization participating in project

Consortium Eerstelijnsdata

Organization that commissioned this project

University Leuven

Organization providing monetary or material support

National Institute for Health and Disability Insurance (RIZIV-INAMI)
Federal Public Service Health

Brief project description

During the COVID-19 pandemic, the national monitoring project COVID-19 Barometer was started by the Consortium Eerstelijnsdata. The aim of this barometer is follow-up of the extra muros (general practitioners, coordinating and advisory physicians, triage posts, pharmacists, midwives, home nurses, …) with regard to the execution of the critical tasks, the quality of execution of tasks, the need for help, the available capacity, the number infections, and the availability of medical equipment.

This data also aims to support the COVID19 Risk Assessment Group, COVID19 Risk Management Group, and the National Crisis Cell.

Regulatory framework of this project

Consult the regulatory framework information published on the fair.healthdata.be pages.

johanvanbussel jeu 31/08/2023 - 14:25

The COVID19 BARO HNS data collection

This documentation is being updated regularly. We try to provide as correct, complete and clear as possible information on these pages. Nevertheless, if you see anything in the documentation that is not correct, does not match your experience or requires further clarification, please create a request (type : request for information) via our portal (https://sciensano.service-now.com/sp) or send us an e-mail via support.healthdata@sciensano.be to report this documentation issue. Please, do not forget to mention the URL or web address of the page with the documentation issue. We will then adjust the documentation as soon as possible. Thank you!

johanvanbussel sam 24/09/2022 - 15:05

The COVID19 BARO HNS Data Collection Definition (HDBP0295)

In the file below you can find the Data Collection Definition (DCD) of the project COVID-19 Barometer: Home nursing services. It is a detailed description of the content with field names, formats, values, validation rules, help texts, warning texts, translations, ...

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johanvanbussel sam 24/09/2022 - 16:42

The COVID19 BARO HNS Dataflow description

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johanvanbussel sam 24/09/2022 - 16:39

The COVID19 BARO data transfer

The COVID19 BARO data transfer Jonas.VanBussel sam 07/10/2023 - 18:59

Unified Messaging-Encryption Module (UM-EM)

General description of the application UM-EM

Text GenDescrUMEM

User manual of the application UM-EM

Text UserManUMEM

Technical manual of the application UM-EM

Text TechManUMEM

Support services UM-EM

Text SupportServicesUMEM

Local manager of UM-EM

Text LocalManagerUMEM

Service and Support portal of healthdata.be (Sciensano)

Jonas.VanBussel ven 29/12/2023 - 19:26

eHealth Trusted Third Party Service (eHealth TTP service)

General description of the eHealth TTP service

Text GenDescreHealthTTP

User manual of the eHealth TTP service

Text UserManeHealthTTP

Technical manual of the eHealth TTP service

Text TechManeHealthTTP

Support services eHealth TTP service

Text SupportServiceseHealthTTP

Support portal of eHealth

Text SupportPortaleHealth

Jonas.VanBussel ven 29/12/2023 - 19:28

eHealthBox (eHBox)

General description of the application eHBox

The eHealthBox service of the eHealth platform is a secure electronic mailbox, which was specifically developed for healthcare providers and institutions. The aim is to enable a secure electronic communication of the necessary confidential and medical data between Belgian healthcare actors.

The eHealthBox service is available as a web service (accessible via a medical software package) and as a web application (accessible via a PC and an eID/ITSME or TOTP).

User manual of the application eHBox

Healthdata.be does not provide its own user manual of the eHealthBox. However, the eHealth platform provides a very good manual in Dutch and French.

Technical manual of the application eHBox

Healthdata.be does not provide its own technical manual of the eHealthBox. However, the eHealth platform provides several very good cookbooks in Dutch and French.

Support services eHBox

Text SupportServiceseHBox

Local manager of eHBox

Text LocalManagereHBox

Support portal of eHealth

Text SupportPortaleHealth

Jonas.VanBussel ven 29/12/2023 - 19:33

eHealthBox client (eHBox Client)

General description of the application eHBox client

Text GenDescreHBoxClient

User manual of the application eHBox client

Text UserManeHBoxClient

Technical manual of the application eHBox client

Text TechManeHBoxClient

Support services eHBox client

Text SupportServiceseHBoxClient

Local manager of eHBox client

Text LocalManagereHBoxClient

Support portal of healthdata.be (Sciensano)

Jonas.VanBussel ven 29/12/2023 - 19:35

The COVID19 BARO HNS data reporting and visualisation

Organisations and/or individuals that perform the data reporting and visualisation

University Leuven

Applications provided by healthdata.be for the data reporting and visualisation

The following applications are provided by healthdata.be for the data reporting and visualisation

fair.healthdata.be (documentation in progress)

In the next sections, we will describe these applications in more detail.

Note: Access to healthstat.be for non-Belgian residents is not possible yet. However, it will be as soon as healthstat.be version 3.0 is deployed in production.

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johanvanbussel sam 24/09/2022 - 15:23

fair.healthdata.be

The FAIR portal of healthdata.be (https://fair.healthdata.be) is an open-data platform based on the DKAN open-source component on top of the open-source Drupal CMS (Content Management System). FAIR is an acronym of Findable, Accessible, Interoperable and Reusable and originates from academics and private stakeholders that came to the conclusion that a minimal set of guiding principles and practices would help them to more easily discover, access, appropriately integrate and re-use, and adequately cite, the vast quantities of information being generated by contemporary data-intensive science.

The FAIR principles guide healthdata.be in its ambition to facilitate the re-use of the patient registries and administrative databases in Belgium. Off course with respect for the privacy of the patient, the healthcare professional and the medical confidentiality. With the FAIR portal healthdata.be provides an overview of existing databases with Belgian health and health care related data and aims to steadily make this data discoverable and available to the public to increase public health knowledge.

johanvanbussel sam 24/09/2022 - 15:24

Access fair.healthdata.be

The FAIR portal of healthdata.be is publicly accessible via a web browser. The web address https://fair.healthdata.be will take you to the portal's main page.

On the FAIR portal, a specific page is created for the "COVID-19 Barometer: Home nursing services" project. When you enter "barometer" in the search bar, and push the "Go" button, you will find the project in the list of search results.

If you click on the project title, you will be directed to the project page on the FAIR portal of healthdata.be.

The current available resources are mainly so-called metadata files. Resources about the number of registrations, unique study subjects, ... are also planned to be made available on this page.

This documentation is being updated regularly. We try to provide as correct, complete and clear as possible information on these pages. Nevertheless, if you see anything in the documentation that is not correct, does not match your experience or requires further clarification, please create a request (type : request for information) via our portal (https://sciensano.service-now.com/sp) or send us an e-mail via support.healthdata@sciensano.be to report this documentation issue. Please, do not forget to mention the URL or web address of the page with the documentation issue. We will then adjust the documentation as soon as possible. Thank you!

johanvanbussel sam 24/09/2022 - 15:56

Fair.healthdata.be Support Services

The Service Desk of healthdata.be (Sciensano) helps users of our applications and services and deals with requests and problems when they arise.

The Service Desk focuses on those services run by our IT Services (HD4DP, HD4RES, healthstat.be,...) and helps you with accounts and passwords. For questions about the content and objective(s) of the projects, we kindly refer to the managing research organizations.

For most efficient processing of your request, we advise you to use our service portal: https://sciensano.service-now.com/sp.

Please find below our support window hours:

johanvanbussel sam 24/09/2022 - 15:56

How to report an incident

The healthdata.be service (Sciensano) processes each incident report according to a Standard Operating Procedure (SOP). A public version of this SOP "HD Incident Management Process" is also available on this portal docs.healthdata.be.

To submit an incident related to projects and applications in production and facilitated or managed by Sciensano's healthdata.be service, you must first log into the HD Service and Support portal: https://sciensano.service-now.com/sp.

After the login step, you will arrive at the main page of the portal.

On the main page, you must select "Get Help".

A new page with the title "Create an incident" will appear.

You can now document your incident or problem by providing the following information:

Please indicate the urgency of resolving your issue based on its criticality to the business.

Please indicate the type of problem you are experiencing.

When the problem type "Application" is selected, two additional fields appear: "Project Name" and "Application".

Please select the appropriate information.

Please describe clearly and briefly (1 sentence) the subject of your problem.

Please describe the problem in detail. The following aspects are important for us to understand and solve the problem:

a description of the actions you want to perform but fail to perform (e.g. provide us with a field name, a validation rule, a button, etc.)
a description (if possible) of the sequential steps you follow to use the service or the application of healthdata.be for which you need support;
a brief description of the technical problem you are experiencing (e.g. error messages)

We strongly recommend that you add a screenshot describing the problem (IMPORTANT: do not provide us with patient data!).

You can add the screenshot by clicking on "Add attachments".

On the right side of the form, the mandatory information items of the incident form are listed. When these fields are completed, their names disappear from the "required information" box.

The form can only be submitted if all required fields are filled in, by pressing the green "Submit" button.

If all required fields have not been completed, a warning message will appear at the top of the form.

In addition, missing mandatory fields will be highlighted in green.

When the incident form has been successfully submitted, a preview of your submission appears in a new screen.

On the right side of the screen you will find the details, including the incident number.

On the left side of the screen, you will find a chronology of your incident processing, starting with your creation.

johanvanbussel sam 24/09/2022 - 15:56

Support Service of healthdata.be

The Service Desk of healthdata.be (Sciensano) helps users of our applications and services and deals with requests and problems when they arise.

For most efficient processing of your request, we advise you to use our service portal: https://sciensano.service-now.com/sp.

Please find below our support window hours:

Jonas.VanBussel mer 02/08/2023 - 10:18

Comment signaler un incident

Le service healthdata.be (Sciensano) traite chaque rapport d'incident selon une procédure opérationnelle standard (POS). Une version publique de cette POS « HD Incident Management Process » est également disponible sur ce portail : docs.healthdata.be.

Pour soumettre un incident lié aux projets et applications en production, et facilités ou gérés par le service healthdata.be de Sciensano, vous devez d'abord vous connecter au portail Services et Support de HD.

Après l'étape de connexion, vous arriverez sur la page principale du portail.

Sur la page principale, vous devez sélectionner « Obtenir de l'aide ».

Une nouvelle page avec le titre « Créer un incident » apparaîtra.

Vous pouvez maintenant documenter votre incident ou problème en fournissant les informations suivantes :

Veuillez indiquer l'urgence de la résolution de votre problème en fonction de sa criticité pour l'entreprise.

Veuillez indiquer le type de problème que vous rencontrez.

Lorsque le type de problème « Application » est sélectionné, deux champs supplémentaires apparaissent : « Nom du Projet » et « Application ».

Veuillez sélectionner les informations appropriées.

Veuillez décrire clairement et brièvement (1 phrase) l'objet de votre problème.

Veuillez décrire en détail le problème. Les aspects suivants sont importants pour nous permettre de comprendre et de résoudre le problème :

une description des actions que vous voulez effectuer mais que vous n'arrivez pas à accomplir (Exemples : fournissez-nous le nom du champ, la règle de validation, le bouton, etc.)
une description (si possible) des étapes séquentielles que vous suivez pour utiliser le service ou l'application de healthdata.be pour lequel vous avez besoin de support
une brève description du problème technique que vous rencontrez (Exemple : messages d'erreur)

Nous vous recommandons vivement d'ajouter une capture d'écran décrivant le problème (IMPORTANT : ne nous fournissez pas les données du patient !).

Vous pouvez ajouter la capture d'écran en cliquant sur « Add Attachments ».

Sur le côté droit du formulaire, les éléments d'information requis du formulaire d'incident sont énumérés. Lorsque ces champs sont remplis, leurs noms disparaissent de la case « required information » (informations obligatoires).

Le formulaire ne peut être soumis que si tous les champs obligatoires sont remplis, en appuyant sur le bouton vert « Soumettre ».

Si tous les champs obligatoires n'ont pas été remplis, un message d'avertissement apparaîtra en haut du formulaire.

En outre, les champs obligatoires manquants seront mis en évidence en vert.

Lorsque le formulaire d'incident a été soumis avec succès, un aperçu de votre soumission apparaît dans un nouvel écran.

À droite de l'écran, vous trouverez les détails, y compris le numéro de l'incident.

À gauche de l'écran, vous trouverez une chronologie du traitement de votre incident, en commençant par votre création.

Bart.Servaes ven 04/08/2023 - 12:44

Soumettre une demande d'informations sur HD

Pour soumettre une demande sur la plateforme healthdata.be, vous devez d'abord vous connecter au portail Services et Support de HD.

Pour soumettre une demande de lancement d'un nouveau projet sur la plateforme healthdata.be, vous devez d'abord vous connecter au portail Services et Support de HD: https://sciensano.service-now.com/sp.

Après l'étape de connexion, vous arriverez sur la page principale du portail.

Sur la page principale, vous devez sélectionner « Demander quelque chose ».

Une nouvelle page avec les titres des différents types de demandes apparaîtra.

Cochez la case « Demande d'un nouveau projet avec HD ».

Une nouvelle page avec les titres de la Demande d'un nouveau projet avec HD apparaîtra.

Vous pouvez maintenant documenter votre demande en fournissant les informations suivantes :

Veuillez fournir le nom complet de l'organisation principale qui supervisera la mise en œuvre de l'étude.

Veuillez indiquer le titre complet du projet que vous souhaitez lancer sur la plateforme healthdata.be.

Si disponible, veuillez fournir l'abréviation du titre du projet.

Veuillez fournir une brève description du projet.

Veuillez télécharger, compléter et envoyer le « HD_Request form_Template ». Veuillez remplir ce formulaire de demande de manière aussi détaillée que possible. Nous réutiliserons ces informations tout au long du processus du projet. Un manque d'informations ou des informations peu claires ou ambiguës retarderont l'avancement du projet.

Si vous avez des questions sur le formulaire de demande, veuillez contacter : projects.healthdata@sciensano.be.

Si disponible, veuillez télécharger des documents supplémentaires pertinents pour cette demande de nouveau projet avec healthdata.be.

Sur le côté droit du formulaire, les éléments d'information requis du Formulaire de demande sont énumérés. Lorsque ces champs sont remplis, leurs noms disparaissent de la case « required information » (informations obligatoires).

Le formulaire ne peut être soumis que si tous les champs obligatoires sont remplis, en appuyant sur le bouton vert « Soumettre ».

Si tous les champs obligatoires n'ont pas été remplis, un message d'avertissement apparaîtra en haut du formulaire.

En outre, les champs obligatoires manquants seront mis en évidence en vert.

Lorsque le formulaire de demande a été soumis avec succès, un aperçu de votre demande apparaît dans un nouvel écran.

À droite de l'écran, vous trouverez les détails, y compris le Numéro de la demande.

À gauche de l'écran, vous trouverez une chronologie du traitement de votre demande, en commençant par votre création.

Cochez la case « Demande d'informations sur HD ».

Une nouvelle page contenant les titres des Demande d'informations sur HD apparaîtra.

Vous pouvez maintenant documenter votre demande en fournissant les informations suivantes :

Veuillez décrire clairement et brièvement (1 phrase) l'objet de votre demande d'informations.

Veuillez décrire en détail la demande d'informations.

Si disponible, veuillez télécharger des documents supplémentaires pertinents pour cette demande d'information.

Le formulaire ne peut être soumis que si tous les champs obligatoires sont remplis, en appuyant sur le bouton vert « Soumettre ».

Si tous les champs obligatoires n'ont pas été remplis, un message d'avertissement apparaîtra en haut du formulaire.

En outre, les champs obligatoires manquants seront mis en évidence en vert.

Lorsque le formulaire de demande a été soumis avec succès, un aperçu de votre demande apparaît dans un nouvel écran.

À droite de l'écran, vous trouverez les détails, y compris le Numéro de la demande.

À gauche de l'écran, vous trouverez une chronologie du traitement de votre demande, en commençant par votre création.

Bart.Servaes ven 04/08/2023 - 14:49

Politique de sécurité des e-mails

QUEL EST LE PROBLÈME ?

Nous bloquons les e-mails de votre organisation parce que la configuration de vos services de messagerie et/ou de DNS peut permettre aux spammeurs/pirates informatiques d'en abuser. Plus précisément, votre configuration actuelle permet à d'autres expéditeurs d'usurper l'identité de votre organisation en leur permettant d'imiter le « Header From» de l'e-mail de votre organisation.

En d'autres termes, ils peuvent envoyer des messages de phishing et de spam qu'il est impossible de distinguer des e-mails authentiques de votre organisation.

Si vous êtes responsable de la gestion de votre infrastructure TIC, lisez ce qui suit. Sinon, transmettez ce message à votre département TIC ou au service TIC qui gère votre infrastructure TIC.

COMMENT RÉSOUDRE LE PROBLÈME ?

Vous devez vérifier que votre configuration répond aux exigences de sécurité du « Sender Alignment ». Plus précisément, vos services de messagerie et votre DNS doivent être configurés conformément aux normes TIC.

Ces configurations sont courantes, bien documentées et prises en charge par les hébergeurs :

Nous avons constaté que ce problème est fréquent dans les organisations qui ont déplacé leur infrastructure TIC vers des services en Cloud tels que Microsoft (O365), Amazon, Google et MS Azure sans configurer correctement l'infrastructure TIC (qui n'est pas gérée par ces fournisseurs).

Les configurations et les recommandations doivent être mises en œuvre sur l'infrastructure TIC du client, qu'elle soit interne ou externe. Les DNS et les services de messagerie sont les principales plateformes TIC pour ces actions.

L'UTILISATION DE DIFFÉRENTS DOMAINES LORS DE L'ENVOI D'E-MAILS

Les e-mails contiennent une « Envelope From » et un « Header From ». Les deux doivent correspondre pour éviter que l'e-mail ne soit bloqué.

Quelques exemples :

1. Un service public utilise son nouveau nom de domaine dans le « Header From » en son ancien nom de domaine dans l'« Envelope From ».

Envelope From = noreply@publicservice.fgov.be
Header From = noreply@publicservice.belgium.be

➔ Ces e-mails seront bloqués.

Remarque : Comme il s'agit d'une adresse « noreply », l'expéditeur ne remarquera même pas que l'e-mail est rejeté.

2. Une organisation utilise un service Cloud (Freshservice) pour son outil d'assistance et l'« Envelope From » n'a pas été modifié.

• Envelope From = bounces+us.3.52773-helpdesk=organisation.be@emailus.freshservice.com
• Header From = helpdesk@organisation.be

➔ Ces e-mails seront bloqués.

3. Une entreprise utilise un service Cloud (Amazon SES) pour envoyer la notification de l'envoi et « Envelope From » n'a pas été modifié.

Envelope From = 01020188573f374-96de6437-9134-45f4-8aa6-3e9ac18d5848-000000@euwest-1.amazonses.com
Header From = noreply@company.be

➔ Ces e-mails seront bloqués.

Jonas.VanBussel ven 04/08/2023 - 11:22

Unified Messaging-Encryption Module (UM-EM)

Unified Messaging-Encryption Module (UM-EM) Jonas.VanBussel sam 07/10/2023 - 18:57